Faire venir une équipe des Amériques, d'Asie ou du Golfe en Espagne

Une entreprise full remote a souvent des collaborateurs aux États-Unis et au Canada, au Brésil et en Argentine, au Japon, en Thaïlande ou au Vietnam, aux Émirats. Avant de choisir une ville, dressez la liste de qui part d'où, avec le passeport de chacun et ses contraintes de voyage.

Ce n'est pas qu'une formalité. GitLab, qui réunit ses équipes dans le monde entier, indique dans son récit public que la facilité d'obtention des visas et le coût du transport font partie des critères pour choisir la ville d'accueil de son grand événement. Une équipe plus petite peut appliquer la même logique : le meilleur lieu est celui où le plus grand nombre arrive sans complication.

Cette carte vous donne aussi la matière pour décider de la durée, du nombre de villes et du jour d'arrivée de chacun.

L'Espagne compte plusieurs aéroports internationaux gérés par Aena ; pour un groupe long-courrier, Madrid-Barajas (MAD) et Barcelone-El Prat (BCN) sont les deux entrées les plus naturelles.

• Madrid est central : on y organise un séminaire dans la capitale ou dans les environs (Chinchón, Tolède), puis on peut poursuivre vers Séville.
• Barcelone ouvre vers la Catalogne, Montserrat, le Penedès, et se combine avec Majorque ou Valence pour un programme plus balnéaire.

Nos programmes long-courrier s'appuient sur ces deux portes : un séminaire de quatre jours à Madrid, un incentive de quatre jours à Barcelone, une convention de cinq jours Madrid et Séville, un incentive de cinq jours Barcelone et Majorque, un incentive de six jours Madrid, Séville et Marbella, un séminaire de six jours Barcelone et Valence.

Choisissez le hub d'arrivée d'après l'origine de la majorité des participants, puis nous organisons les transferts, y compris pour les participants qui arrivent par une autre porte d'entrée.

L'Espagne continentale est à l'heure d'Europe centrale : UTC+1 en hiver et UTC+2 en été. Les Amériques sont en retard sur l'Espagne ; l'Asie et le Golfe sont en avance. Les écarts varient selon la saison, car les pays ne changent pas d'heure aux mêmes dates : calculez-les pour vos dates exactes plutôt que de retenir un chiffre.

Trois habitudes simplifient la vie des groupes lointains.

• Arrivée la veille. Zapier fait venir un jour plus tôt l'équipe organisatrice et les voyageurs internationaux. Basecamp, de son côté, fait arriver la plupart des participants le dimanche pour commencer le lundi. Faites de même : un jour de marge évite d'ouvrir la rencontre avec des personnes épuisées.
• Des arrivées par vagues. Regroupez les vols par hub et par plage horaire, puis prévoyez des transferts mutualisés. Un accueil simple, avec une personne identifiable par vague, compte plus que n'importe quel cadeau.
• Un premier jour léger. Mettez les plénières exigeantes au deuxième jour. Le premier peut mêler visite, déjeuner long et dîner tôt.

Pour les ateliers qui impliquent des collègues restés à distance, n'oubliez pas qu'une partie de l'équipe sera décalée par rapport à l'heure locale.

Pour un voyage long-courrier, un séjour trop court gaspille l'effort. Voici nos repères, à ajuster avec votre agenda.

• 4 jours : une seule ville. Idéal pour un séminaire à Madrid ou un incentive à Barcelone, avec une arrivée la veille et deux jours de travail ou d'activités.
• 5 jours : deux villes ou une ville plus une escapade. Madrid et Séville pour une convention, ou Barcelone et Majorque pour un incentive.
• 6 jours : un parcours complet. Madrid, Séville et Marbella, ou Barcelone et Valence, avec le temps de travailler sans se précipiter.

Les entreprises que nous citons dans cette série se retrouvent environ une semaine : Basecamp du dimanche au vendredi, GitLab sur une semaine, Zapier sur quatre jours complets plus deux jours de voyage. Le nombre de jours utiles compte plus que le total : comptez le voyage à part.

L'Espagne fait partie de l'espace Schengen. La règle générale de l'UE pour les courts séjours est de 90 jours maximum sur toute période de 180 jours pour les ressortissants de pays dont le règlement européen ne prévoit pas d'obligation de visa. Le règlement (UE) 2018/1806 contient deux annexes : l'une liste les pays dont les ressortissants ont besoin d'un visa, l'autre ceux qui en sont exemptés.

Nous n'affirmons donc aucune règle par pays dans cet article : la situation de chaque participant dépend de son passeport, de son motif de voyage et de la date de départ. Faites vérifier par chacun sa situation sur les sources officielles de l'UE (Conseil de l'UE, Commission européenne, ministère espagnol des Affaires étrangères).

Deux systèmes méritent d'être suivis de près en 2026 :

• le système d'entrée et de sortie (EES), qui enregistre numériquement l'image du visage, les empreintes et les données du document de voyage des ressortissants de pays tiers en court séjour ; son déploiement a débuté en octobre 2025 et sa mise en service complète aux frontières extérieures de Schengen est annoncée pour le 10 avril 2026. Prévoyez donc un peu plus de temps au contrôle aux frontières.
• l'ETIAS, une autorisation de voyage en ligne pour les voyageurs exemptés de visa : le site officiel de l'UE annonce un démarrage au dernier trimestre 2026, avec une date précisée plusieurs mois avant.

Solara DMC peut fournir à vos équipes RH le programme et les informations d'hébergement qu'elles demandent, mais nous ne remplaçons pas les autorités compétentes.

Une fois la date et le hub choisis, le travail concret commence : transferts à l'aéroport par vagues, hôtels et salles de travail, restaurants, activités qui fonctionnent avec des personnes encore fatiguées du voyage (une visite privée du Prado, un cours de cuisine, une excursion à Tolède ou à Montserrat), et un plan B en cas de vol retardé.

Vous nous donnez les villes d'origine et les nationalités, nous vous proposons des parcours de quatre, cinq ou six jours adaptés. Écrivez-nous vos dates : nous revenons vers vous avec les disponibilités.