Traer un equipo de América, Asia o el Golfo a España

Una empresa full remote suele tener colaboradores en Estados Unidos y Canadá, Brasil y Argentina, Japón, Tailandia o Vietnam, y en los Emiratos. Antes de elegir una ciudad, haga una lista de quién vuela desde dónde, con el pasaporte de cada persona y sus limitaciones de viaje.

No se trata solo de trámites. GitLab, que reúne a sus equipos de todo el mundo, indica en su relato público que la facilidad para obtener visados y el coste del transporte figuran entre los criterios para elegir la ciudad sede de su gran evento. Un equipo más pequeño puede aplicar la misma lógica: el mejor lugar es aquel al que llega el mayor número de personas sin complicaciones.

Este mapa también le proporciona lo necesario para decidir la duración de la estancia, el número de ciudades y el día de llegada de cada persona.

España cuenta con varios aeropuertos internacionales gestionados por Aena; para un grupo de larga distancia, Madrid-Barajas (MAD) y Barcelona-El Prat (BCN) son las dos entradas más naturales.

• Madrid es céntrica: se puede celebrar un seminario en la capital o en los alrededores (Chinchón, Toledo), y después continuar hacia Sevilla.
• Barcelona abre la puerta a Cataluña, Montserrat y el Penedès, y se combina con Mallorca o Valencia para un programa más costero.

Nuestros programas de larga distancia se construyen en torno a estas dos puertas: un seminario de cuatro días en Madrid, un incentivo de cuatro días en Barcelona, una convención de cinco días en Madrid y Sevilla, un incentivo de cinco días en Barcelona y Mallorca, un incentivo de seis días en Madrid, Sevilla y Marbella, y un seminario de seis días en Barcelona y Valencia.

Elija el hub de llegada según de dónde vuela la mayoría de los participantes, y nosotros organizamos los traslados, también para quienes lleguen por otra puerta de entrada.

La España peninsular está en la hora de Europa Central: UTC+1 en invierno y UTC+2 en verano. Las Américas van por detrás de España; Asia y el Golfo van por delante. Las diferencias varían a lo largo del año, porque los países no cambian de hora en las mismas fechas: calcúlelas para sus fechas exactas en lugar de fiarse de una cifra única.

Tres hábitos facilitan la vida de los grupos que vienen de lejos.

• Llegar el día antes. Zapier hace llegar un día antes al equipo organizador y a los viajeros internacionales. Basecamp, por su parte, hace que la mayoría de los participantes lleguen el domingo para empezar el lunes. Haga lo mismo: un día de margen evita abrir el encuentro con personas agotadas.
• Llegadas por oleadas. Agrupe los vuelos por hub y franja horaria, y luego planifique traslados compartidos. Una bienvenida sencilla, con una persona identificable por oleada, importa más que cualquier obsequio.
• Un primer día ligero. Reserve las sesiones plenarias más exigentes para el segundo día. El primero puede combinar una visita, una comida larga y una cena temprana.

Para los talleres que incluyan a compañeros que se quedaron en casa, tenga en cuenta que una parte del equipo estará desfasada con respecto a la hora local.

En un viaje de larga distancia, una estancia demasiado corta desperdicia el esfuerzo. Estos son nuestros puntos de referencia, para ajustarlos a su calendario.

• 4 días: una sola ciudad. Ideal para un seminario en Madrid o un incentivo en Barcelona, con llegada el día antes y dos jornadas de trabajo o actividades.
• 5 días: dos ciudades, o una ciudad más una excursión. Madrid y Sevilla para una convención, o Barcelona y Mallorca para un incentivo.
• 6 días: un recorrido completo. Madrid, Sevilla y Marbella, o Barcelona y Valencia, con tiempo para trabajar sin prisas.

Las empresas que citamos en esta serie se reúnen durante una semana aproximadamente: Basecamp de domingo a viernes, GitLab durante una semana, Zapier durante cuatro días completos más dos de viaje. Importa más el número de días útiles que el total: cuente el viaje por separado.

España forma parte del espacio Schengen. La regla general de la UE para las estancias cortas es de un máximo de 90 días en cualquier período de 180 días para los nacionales de países que el Derecho de la UE exime de la obligación de visado. El Reglamento (UE) 2018/1806 contiene dos anexos: uno enumera los países cuyos nacionales necesitan visado, y el otro, los que están exentos.

Por ello, en este artículo no indicamos ninguna norma país por país: la situación de cada participante depende de su pasaporte, del motivo del viaje y de la fecha. Pida a cada persona que compruebe su situación en las fuentes oficiales de la UE (Consejo de la UE, Comisión Europea, Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación).

Hay dos sistemas que conviene seguir de cerca en 2026:

• el Sistema de Entrada/Salida (EES), que registra digitalmente la imagen facial, las huellas dactilares y los datos del documento de viaje de los nacionales de terceros países en estancias cortas; su despliegue comenzó en octubre de 2025 y la plena operatividad en las fronteras exteriores de Schengen está anunciada para el 10 de abril de 2026. Prevea un poco más de tiempo en el control fronterizo.
• el ETIAS, una autorización de viaje en línea para los viajeros exentos de visado: el sitio oficial de la UE anuncia su inicio en el último trimestre de 2026, con una fecha que se precisará con varios meses de antelación.

Solara DMC puede facilitar a sus equipos de recursos humanos el programa y los datos de alojamiento que soliciten, pero no sustituimos a las autoridades competentes.

Una vez elegidas la fecha y el hub, comienza el trabajo práctico: traslados desde el aeropuerto por oleadas, hoteles y salas de trabajo, restaurantes, actividades adaptadas a personas que todavía acusan el viaje (una visita privada al Prado, un taller de cocina, una excursión a Toledo o a Montserrat), y un plan B si un vuelo se retrasa.

Nos indica las ciudades de origen y las nacionalidades, y le proponemos recorridos de cuatro, cinco o seis días ajustados a ellas. Escríbanos sus fechas: le responderemos con la disponibilidad.