Entreprise full remote : pourquoi se réunir en vrai, et comment l'Espagne s'y prête

Travailler sans bureau fonctionne bien pour produire, documenter et décider de manière asynchrone. Ce que la visio rend plus difficile, c'est le reste : la conversation de couloir, la confiance qui s'installe en partageant un repas, la lecture d'un désaccord dans un regard.

Les entreprises qui ont fait du travail à distance un principe fondateur le savent, et la plupart le disent ouvertement. Leurs rencontres physiques ne sont pas un avantage en nature : ce sont des investissements d'organisation, planifiés longtemps à l'avance.

Plusieurs entreprises documentent publiquement leurs pratiques. Nous ne citons ici que ce qu'elles ont elles-mêmes publié.

• Automattic (WordPress.com) : sa « Grand Meetup » est un rassemblement annuel d'environ une semaine. Matt Mullenweg la décrit comme le seul moment de l'année où presque toute l'entreprise est réunie au même endroit, pour retrouver ses collègues, discuter du travail et s'aligner sur les objectifs. Lors de l'édition 2019 évoquée dans le podcast Distributed, les estimations tournaient autour de 800 à 900 personnes.
• GitLab : l'entreprise, sans bureau, organise un rassemblement annuel (le « Summit », devenu « Contribute »). Elle précise que la participation n'est pas obligatoire, mais que c'est une occasion unique de réunir au même endroit les personnes qui font GitLab. Elle cite environ 575 participants pour l'édition 2019.
• Buffer : en février 2017, l'équipe de 75 personnes, entièrement à distance, s'est retrouvée à Madrid pour sa 8e retraite. Le PDG, Joel Gascoigne, y voyait l'occasion de resserrer l'équipe après une année difficile.
• Zapier : le billet de blog de l'entreprise explique que certaines choses se font plus facilement en présentiel, notamment les conversations spontanées et profondes qui n'arrivent presque jamais à distance si on ne les provoque pas.
• Doist (éditeur de Todoist) : son handbook indique que sa retraite d'équipe annuelle existe depuis 2015, à Minorque, et la présente comme un investissement essentiel dans la culture d'entreprise plutôt qu'un avantage.

Au-delà des exemples, quatre logiques reviennent dans ces pratiques publiques.

• Le lien. Automattic parle de capital social qui s'érode quand on ne communique que par écrit. Une semaine ensemble le reconstitue.
• La confiance. On délègue plus facilement à quelqu'un dont on connaît la voix, l'humour et la façon de réagir sous pression.
• Les décisions difficiles. Priorités, réorganisation, arbitrages : ces sujets gagnent à être traités à la même table, avec du temps avant et après la séance.
• La culture. Les valeurs d'une équipe distribuée restent abstraites tant que personne ne les voit à l'œuvre. Les ateliers, les prises de parole libres et les repas partagés les rendent concrètes.

Chez Zapier, par exemple, l'équipe a choisi de réserver la semaine à ce qui ne se fait pas à distance : hackathon sur plusieurs jours ou « unconference » où les participants choisissent les sujets, puis des moments plus détendus (jeux, karaoké, randonnée).

Une équipe distribuée arrive de plusieurs pays, souvent de plusieurs continents. Ce qui compte alors, c'est la facilité d'accès et la capacité à tout regrouper au même endroit.

• Accès. L'aéroport de Madrid-Barajas et celui de Barcelone-El Prat sont de grands hubs, ce qui limite les correspondances pour une équipe dispersée.
• Un site, tout compris. Des hôtels comme le Hilton Madrid Airport, à environ 5 minutes de Barajas et d'IFEMA, réunissent chambres et environ 1 700 m² d'espaces de réunion, avec la salle Isabela de 450 m². On évite les navettes entre l'hébergement et le lieu de travail.
• Un cadre pour couper. Le Parador de Chinchón, ancien monastère du XVe siècle, permet une vraie retraite au calme à une courte distance de Madrid, avec cloître, jardins et salons pour les sessions de travail.
• La table comme outil. Les dîners tardifs, les tapas partagées et les ateliers de cuisine créent des conversations que les écrans n'offrent pas.

Buffer avait d'ailleurs retenu Madrid en 2017 et Doist avait lancé sa première retraite à Minorque : l'Espagne est déjà un terrain connu des équipes distribuées.

Solara DMC est une agence réceptive pour l'Espagne. Pour une entreprise full remote, nous construisons la rencontre autour de vos objectifs : plénières, ateliers par équipe, moments informels et repas, avec un hébergement et des salles choisis ensemble.

Nous gérons l'accueil à l'aéroport, les transferts, les salles et la restauration, pour que votre équipe se concentre sur ce pour quoi elle fait le voyage. Écrivez-nous vos dates : nous revenons vers vous avec les disponibilités.