Een team uit Amerika, Azië of de Golf naar Spanje halen

Een volledig remote bedrijf heeft vaak medewerkers in de Verenigde Staten en Canada, Brazilië en Argentinië, Japan, Thailand of Vietnam, en de Emiraten. Breng vóór u een stad kiest in kaart wie vanwaar vliegt, met het paspoort van elk en hun reisbeperkingen.

Dit is meer dan administratie. GitLab, dat zijn mensen uit de hele wereld samenbrengt, vermeldt in zijn openbare verslag dat het gemak waarmee visa te verkrijgen zijn en de transportkosten tot de criteria behoren voor de keuze van de gaststad van zijn grote evenement. Een kleiner team kan dezelfde logica toepassen: de beste plek is die waar de meeste mensen zonder problemen naartoe kunnen.

Deze kaart geeft u ook wat u nodig hebt om de duur van het verblijf, het aantal steden en de aankomstdag van ieder te bepalen.

Spanje heeft verschillende internationale luchthavens die door Aena worden beheerd; voor een langeafstandsgroep zijn Madrid-Barajas (MAD) en Barcelona-El Prat (BCN) de twee meest voor de hand liggende toegangspunten.

• Madrid ligt centraal: u kunt een seminar in de hoofdstad of in de omgeving houden (Chinchón, Toledo), en daarna doorreizen naar Sevilla.
• Barcelona biedt uitzicht op Catalonië, Montserrat en de Penedès, en combineert goed met Mallorca of Valencia voor een meer kustgericht programma.

Onze langeafstandsprogramma's zijn gebouwd rond deze twee toegangspoorten: een seminar van vier dagen in Madrid, een incentive van vier dagen in Barcelona, een congres van vijf dagen in Madrid en Sevilla, een incentive van vijf dagen in Barcelona en Mallorca, een incentive van zes dagen in Madrid, Sevilla en Marbella, en een seminar van zes dagen in Barcelona en Valencia.

Kies de aankomsthub op basis van waar de meeste deelnemers vandaan vliegen; wij organiseren daarna de transfers, ook voor deelnemers die via een andere toegangspoort aankomen.

Continentaal Spanje volgt de Midden-Europese tijd: UTC+1 in de winter en UTC+2 in de zomer. De Amerika's lopen achter op Spanje; Azië en de Golf lopen voor. De verschillen variëren door het jaar heen, omdat landen niet op dezelfde data de klok omzetten: reken ze uit voor uw exacte data in plaats van één cijfer uit het hoofd te gebruiken.

Drie gewoontes maken het leven van verre groepen makkelijker.

• Aankomst de dag ervoor. Zapier laat het organisatieteam en de internationale reizigers een dag eerder komen. Basecamp laat de meeste deelnemers op zondag aankomen om op maandag te beginnen. Doe hetzelfde: een dag marge voorkomt dat de bijeenkomst opent met uitgeputte mensen.
• Aankomsten in golven. Groepeer de vluchten per hub en tijdslot, en plan daarna gedeelde transfers. Een eenvoudig welkom, met één herkenbaar persoon per golf, weegt zwaarder dan welk geschenk ook.
• Een lichte eerste dag. Plan veeleisende plenaire sessies voor de tweede dag. De eerste dag kan een bezoek, een lange lunch en een vroeg diner combineren.

Voor workshops waarbij collega's die thuis zijn gebleven betrokken zijn, onthoud dat een deel van het team op een ander tijdstip zit dan de lokale tijd.

Voor een langeafstandsreis is een te kort verblijf zonde van de inspanning. Hier zijn onze referentiepunten, om aan te passen aan uw agenda.

• 4 dagen: één stad. Ideaal voor een seminar in Madrid of een incentive in Barcelona, met aankomst de dag ervoor en twee dagen werk of activiteiten.
• 5 dagen: twee steden, of één stad plus een uitstapje. Madrid en Sevilla voor een congres, of Barcelona en Mallorca voor een incentive.
• 6 dagen: een volledige route. Madrid, Sevilla en Marbella, of Barcelona en Valencia, met de tijd om te werken zonder haast.

De bedrijven die we in deze reeks noemen, komen ongeveer een week samen: Basecamp van zondag tot vrijdag, GitLab een week lang, Zapier vier volle dagen plus twee reisdagen. Het aantal nuttige dagen telt meer dan het totaal: reken de reistijd apart.

Spanje maakt deel uit van het Schengengebied. De algemene EU-regel voor kort verblijf is maximaal 90 dagen binnen elke periode van 180 dagen voor onderdanen van landen die volgens het EU-recht vrijgesteld zijn van de visumplicht. Verordening (EU) 2018/1806 bevat twee bijlagen: de ene somt de landen op waarvan de onderdanen een visum nodig hebben, de andere die waarvan de onderdanen vrijgesteld zijn.

Wij geven daarom in dit artikel geen regel per land: de situatie van elke deelnemer hangt af van zijn paspoort, het doel van de reis en de reisdatum. Laat iedereen zijn eigen situatie controleren op officiële EU-bronnen (de Raad van de EU, de Europese Commissie, het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken).

Twee systemen verdienen in 2026 bijzondere aandacht:

• het inreis- en uitreissysteem (EES), dat het gezicht, de vingerafdrukken en de gegevens van het reisdocument van niet-EU-onderdanen op kort verblijf digitaal registreert; de uitrol is in oktober 2025 begonnen en de volledige werking aan de buitengrenzen van Schengen is aangekondigd voor 10 april 2026. Reken dus op wat extra tijd bij de grenscontrole.
• ETIAS, een online reisautorisatie voor visumvrijgestelde vrijgestelde reizigers: de officiële EU-website kondigt een start aan in het laatste kwartaal van 2026, met een datum die enkele maanden van tevoren wordt bekendgemaakt.

Solara DMC kan uw HR-teams het programma en de accommodatiegegevens leveren die ze vragen, maar wij vervangen de bevoegde autoriteiten niet.

Zodra de datum en de hub zijn gekozen, begint het praktische werk: transfers van de luchthaven in golven, hotels en werkruimtes, restaurants, activiteiten die werken voor mensen die nog moe zijn van de reis (een privébezoek aan het Prado, een kookworkshop, een dagtocht naar Toledo of Montserrat), en een plan B als een vlucht vertraging heeft.

Geef ons de steden van vertrek en de nationaliteiten, dan stellen wij passende routes van vier, vijf of zes dagen voor. Schrijf ons uw data: wij komen met beschikbaarheden bij u terug.