Équipe full remote : à quelle fréquence se réunir ?

La question revient dans presque tous les échanges avec des équipes distribuées : à quelle fréquence faut-il se retrouver en vrai ? Les pratiques publiques des entreprises 100 % à distance montrent qu'il n'y a pas de réponse unique, mais des repères utiles.

Ce qui change la réponse : le nombre de personnes, le nombre de fuseaux horaires, la part de travail qui demande de la co-construction, et le temps que chacun peut raisonnablement passer en déplacement.

• Un grand rendez-vous annuel : Automattic et GitLab. La Grand Meetup d'Automattic est une semaine par an, avec toute l'entreprise, avant la pandémie. GitLab organise un rassemblement annuel (Summit, devenu Contribute), non obligatoire, et indique que l'événement a presque doublé de taille chaque année jusqu'en 2019. Planifier un an à l'avance est la norme : chez Automattic, la préparation démarre environ un an avant et passe à plein temps six mois avant l'événement.
• Deux retraites par an : Zapier. Zapier explique tenir une retraite en hiver et une en été, chacune de quatre jours pleins, avec une journée libre facultative et deux jours de voyage. Elle en a organisé dix pour des équipes de 7 à 185 personnes.
• Annuel et par équipe : Doist. Le handbook de Doist décrit une retraite annuelle pour toute l'équipe, depuis 2015 (Minorque, puis Reykjavik, Athènes, Santiago du Chili, les Açores et Pertisau en 2022), complétée par des mini-retraites où des équipes se retrouvent pour une semaine de travail ciblé. Il arrive que plusieurs équipes se réunissent en même temps, aux quatre coins du monde.
• Environ un an d'écart : Buffer. Sa retraite de Madrid, en février 2017, était la 8e de l'histoire de l'entreprise, et l'équipe écrivait que douze mois s'étaient écoulés depuis la précédente, à Hawaï.

Notez aussi que tout a été interrompu pendant la pandémie : Doist n'a tenu aucune retraite en 2020 et 2021, et Automattic a mis son événement en pause avant de relancer des rencontres plus petites. C'est un rappel utile : un rythme doit rester ajustable.

Les deux formats ne répondent pas aux mêmes besoins.

• Toute l'entreprise : alignement stratégique, culture, rencontres transverses, accueil des nouveaux arrivants. GitLab encourage même les nouvelles recrues à faire leur premier jour pendant l'événement, et 60 à 70 d'entre elles ont voyagé jusqu'à La Nouvelle-Orléans en 2019 juste après avoir signé leur contrat.
• Par équipe : travail de fond (produit, design, support), ateliers de co-construction, lancement d'un chantier. Ces rencontres sont plus courtes, plus ciblées, et plus faciles à caser dans les agendas.

Une équipe de 30 personnes n'a pas les mêmes contraintes qu'une organisation de 600. Plus l'effectif grandit, plus un seul grand événement devient lourd à organiser, et plus les mini-formats par équipe prennent de l'intérêt.

Quelques questions simples aident à trancher.

• Quelles décisions exigent d'être dans la même pièce ? Si une stratégie ou une réorganisation se prépare, une rencontre plus rapprochée se justifie.
• Combien de personnes sont nouvelles ? Une équipe qui recrute beaucoup gagne à se retrouver plus souvent, car la confiance se construit en présentiel.
• Quel est le coût humain du voyage ? Quatre jours de travail plus deux jours de transport, c'est une semaine entière. Zapier a conçu un format qui tienne compte des familles, avec une journée libre facultative.
• Que pouvez-vous réellement faire à distance ? Zapier s'est donné pour règle de réserver la semaine à ce qui ne se fait pas ensemble en ligne.

Un point de départ raisonnable : un rendez-vous annuel pour tous, puis, si le besoin se fait sentir, des rencontres plus courtes par équipe.

Si vous réunissez votre équipe chaque année, ou plusieurs fois, la facilité de répétition compte. L'Espagne a l'avantage de proposer plusieurs villes à une courte distance aérienne les unes des autres, ce qui permet de varier le décor sans changer de logistique.

• Madrid : le Hilton Madrid Airport est à environ 5 minutes de Barajas et d'IFEMA, avec environ 1 700 m² d'espaces de réunion. Pour une retraite plus au calme, le Parador de Chinchón occupe un ancien monastère du XVe siècle.
• Barcelone : le Hilton Diagonal Mar compte 433 chambres, 22 salles de réunion et une grande salle de bal de 1 001 m², sur un seul site.

Solara DMC peut vous proposer une alternance d'une année sur l'autre, en conservant la même méthode et les mêmes interlocuteurs. Demandez-nous les disponibilités pour votre prochain événement.