Trazer uma equipe das Américas, da Ásia ou do Golfo para a Espanha

Uma empresa 100% remota costuma ter colaboradores nos Estados Unidos e no Canadá, no Brasil e na Argentina, no Japão, na Tailândia ou no Vietnã, e nos Emirados. Antes de escolher uma cidade, liste quem parte de onde, com o passaporte de cada um e suas restrições de viagem.

Não se trata apenas de burocracia. A GitLab, que reúne suas equipes do mundo inteiro, afirma em seu relato público que a facilidade para obter vistos e o custo do transporte estão entre os critérios para escolher a cidade-sede de seu grande evento. Uma equipe menor pode aplicar a mesma lógica: o melhor lugar é aquele que a maioria das pessoas alcança sem complicações.

Esse mapa também fornece o que você precisa para decidir a duração da estadia, o número de cidades e o dia de chegada de cada um.

A Espanha tem vários aeroportos internacionais administrados pela Aena; para um grupo de longa distância, Madrid-Barajas (MAD) e Barcelona-El Prat (BCN) são as duas entradas mais naturais.

• Madri é central: é possível realizar um seminário na capital ou nos arredores (Chinchón, Toledo) e depois seguir para Sevilha.
• Barcelona abre-se para a Catalunha, Montserrat e o Penedès, e combina com Maiorca ou Valência para um roteiro mais litorâneo.

Nossos programas de longa distância são construídos em torno dessas duas portas: um seminário de quatro dias em Madri, um incentivo de quatro dias em Barcelona, uma convenção de cinco dias entre Madri e Sevilha, um incentivo de cinco dias entre Barcelona e Maiorca, um incentivo de seis dias entre Madri, Sevilha e Marbella, e um seminário de seis dias entre Barcelona e Valência.

Escolha o hub de chegada conforme a origem da maioria dos participantes; depois organizamos os traslados, inclusive para quem chega por outra porta de entrada.

A Espanha continental segue o horário da Europa Central: UTC+1 no inverno e UTC+2 no verão. As Américas estão atrasadas em relação à Espanha; a Ásia e o Golfo estão adiantados. As diferenças variam ao longo do ano, porque os países não mudam os relógios nas mesmas datas: calcule-as para as suas datas exatas, em vez de guardar um único número.

Três hábitos facilitam a vida de grupos de longa distância.

• Chegar um dia antes. A Zapier traz um dia antes a equipe organizadora e os viajantes internacionais. A Basecamp, por sua vez, faz a maioria dos participantes chegar no domingo para começar na segunda-feira. Faça o mesmo: uma margem de um dia evita abrir o encontro com pessoas exaustas.
• Chegadas em ondas. Agrupe os voos por hub e por faixa de horário e depois planeje traslados compartilhados. Um acolhimento simples, com uma pessoa identificável por onda, importa mais do que qualquer presente.
• Um primeiro dia leve. Coloque as plenárias mais exigentes no segundo dia. O primeiro pode combinar uma visita, um almoço longo e um jantar cedo.

Para as oficinas que incluem colegas que ficaram em casa, lembre-se de que parte da equipe estará com o horário deslocado em relação ao local.

Para uma viagem de longa distância, uma estadia curta demais desperdiça o esforço. Eis nossas referências, para ajustar à sua agenda.

• 4 dias: uma cidade. Ideal para um seminário em Madri ou um incentivo em Barcelona, com chegada no dia anterior e dois dias de trabalho ou atividades.
• 5 dias: duas cidades, ou uma cidade mais uma excursão. Madri e Sevilha para uma convenção, ou Barcelona e Maiorca para um incentivo.
• 6 dias: um roteiro completo. Madri, Sevilha e Marbella, ou Barcelona e Valência, com tempo para trabalhar sem pressa.

As empresas que citamos nesta série se reúnem por cerca de uma semana: a Basecamp de domingo a sexta, a GitLab ao longo de uma semana, a Zapier por quatro dias inteiros mais dois dias de viagem. O número de dias úteis importa mais que o total: conte a viagem à parte.

A Espanha faz parte do espaço Schengen. A regra geral da UE para estadias curtas é de no máximo 90 dias em qualquer período de 180 dias, para cidadãos de países que a legislação europeia isenta da exigência de visto. O Regulamento (UE) 2018/1806 contém dois anexos: um lista os países cujos cidadãos precisam de visto; o outro, aqueles cujos cidadãos estão isentos.

Por isso, não indicamos neste artigo nenhuma regra país por país: a situação de cada participante depende do seu passaporte, do motivo da viagem e da data de viagem. Peça que cada pessoa verifique a própria situação nas fontes oficiais da UE (Conselho da UE, Comissão Europeia, Ministério espanhol das Relações Exteriores).

Dois sistemas merecem atenção especial em 2026:

• o Sistema de Entrada/Saída (EES), que registra digitalmente a imagem facial, as impressões digitais e os dados do documento de viagem de nacionais de países terceiros em estadias curtas; sua implantação começou em outubro de 2025 e a operação plena nas fronteiras externas de Schengen está anunciada para 10 de abril de 2026. Reserve um pouco mais de tempo no controle de fronteira.
• o ETIAS, uma autorização de viagem online para viajantes isentos de visto: o site oficial da UE anuncia o início no último trimestre de 2026, com data definida vários meses antes.

A Solara DMC pode fornecer às suas equipes de RH o programa e os detalhes de hospedagem que solicitarem, mas não substituímos as autoridades competentes.

Definidos a data e o hub, começa o trabalho prático: traslados do aeroporto em ondas, hotéis e salas de trabalho, restaurantes, atividades adequadas para pessoas ainda cansadas da viagem (uma visita privada ao Prado, uma aula de culinária, um passeio de um dia a Toledo ou Montserrat) e um plano B caso um voo atrase.

Você nos informa as cidades de origem e as nacionalidades, e propomos roteiros de quatro, cinco ou seis dias que se ajustem a eles. Escreva-nos com suas datas: voltaremos com a disponibilidade.