اجتماع خارجي لشركة تعمل عن بُعد: كيف تختار الوجهة، ولماذا إسبانيا

في الشركة التي تعمل عن بُعد بالكامل، لا يكون الاجتماع الخارجي مكافأة سنوية: إنه المكان الذي تُبنى فيه الثقة التي ستخدم الأسابيع الخمسين الأخرى. يكتب ماتيو مولينويغ، مؤسس Automattic، عن «Grand Meetup» الخاص بشركته: فاللقاء الحضوري يتيح التعرف على «الأشخاص الذين يقفون خلف صور Slack الرمزية»، ويجعل المراسلات المكتوبة أسهل فهمًا بعد ذلك. وتذكر Automattic كذلك أن الروابط التي تتكوّن خلال هذه اللقاءات تصبح أوثق بشكل ملحوظ لاحقًا.

أما GitLab، وهي أيضًا تعمل عن بُعد بالكامل، فتقول في مدونتها إنها تدرك «قيمة التفاعلات الحضورية»، وتجمع الشركة كلها في فعالياتها Contribute. وتنظّم Zapier خلوات تضم الشركة بأكملها، وتصفها بأنها أشبه بلقاءات عائلية كبيرة.

النتيجة المباشرة لاختيار المكان واضحة: يصل زملاؤكم من عدة دول ومناطق زمنية مختلفة، وكثير منهم لم يلتقوا قط. لذا ينبغي أن يسهّل المكان السفر، وأن يستوعب الجميع تحت سقف واحد، وأن يوفّر في الوقت نفسه مساحة عمل جادة وسبلًا سهلة للتواصل.

يُعدّ الدليل العام الذي تنشره Zapier حول تنظيم خلواتها نقطة انطلاق جيدة، لأنه يستند إلى عشر خلوات تراوحت بين 7 و185 شخصًا. ويحدد أربعة معايير: سهولة الوصول (ويُفضّل أن يكون الموقع على بعد ساعتين تقريبًا من مطار كبير)، ومساحة كافية لاستيعاب الشركة بأكملها، وإنترنت سريع مع قاعات للمجموعات الصغيرة، وأنشطة قريبة. وتضيف Zapier أن المدينة نفسها أقل أهمية من هذه النقاط العملية.

ونضيف ثلاثة أسئلة نطرحها على كل عميل:

• الرحلة: كم عدد الزملاء الذين سيقضون توقفًا في الطريق، وكم ساعة من فارق التوقيت سيتحملون؟
• مكان العمل: هل يستطيع الفندق نفسه استضافة الجلسة العامة، وورش العمل في مجموعات صغيرة، والوجبات، دون تنقّلات يومية؟
• وقت الفراغ: ماذا يحدث في المساء وخلال فترة نصف اليوم الحرة، دون تنظيم كل دقيقة؟

الفريق الذي يلتقي مرة أو مرتين في السنة يحتاج إلى بساطة لوجستية، حتى تذهب الطاقة إلى الناس لا إلى الحافلات.

وفق Aena، استقبلت المطارات الإسبانية 283,195,399 مسافرًا في 2023، بزيادة قدرها 16.2% عن 2022، وتجاوزت مستوى 2019. وتجاوز مطار مدريد-باراخاس 60 مليون مسافر، واقترب مطار برشلونة-إل برات من 50 مليونًا. وبالنسبة إلى فريق يأتي أعضاؤه من أوروبا أو الأمريكتين أو أبعد من ذلك، فهذان المركزان هما أبسط بوابتين، كما أن مدنًا أخرى (إشبيلية وفالنسيا ومالقة وبالما) لها مطاراتها الخاصة.

ويكتمل المشهد بالقطار: فحسب دليل السكك الحديدية Seat61، يربط قطار AVE بين مدريد وبرشلونة في نحو 2 ساعة و30 دقيقة. ويمكن لجزء من الفريق أن يهبط في مدريد ثم يلتحق بمدينة أخرى دون المرور مجددًا بمطار.

بالنسبة إلى اجتماع خارجي، يعني ذلك وصولًا مجمّعًا: نخطط لنقل المشاركين من المطار على دفعات، مع استقبال في الفندق حتى لا يضطر أحد إلى البحث عن طريقه بعد رحلة طويلة.

تناسب إسبانيا الاجتماع الخارجي خارج أشهر الصيف: فالربيع والخريف يوفران أيامًا لطيفة للخروج بين الجلسات، وتبقى مدن الجنوب والشرق (ليفانتي) مريحة حتى وقت متأخر من العام أكثر من معظم العواصم الأوروبية. اسألونا عن الفصل الأنسب لمدينتكم المختارة.

على المائدة، تُعدّ الوجبات بحد ذاتها لحظة مشاركة: التاباس التي تُقدَّم للجميع، والباييلا، وعشاءات متأخرة على الشرفات. وبالنسبة إلى زملاء لم يجلسوا قط على الطاولة نفسها، فهي صيغة تُطلق الأحاديث دون عناء. وغالبًا ما تنجح حصة طبخ أو جولة في سوق أكثر من لعبة بناء الفريق التقليدية.

وفنادق الاجتماعات كثيرة ومجهزة جيدًا في المدن الكبرى. ومن بين ما نعرفه جيدًا: فندق Hilton Madrid Airport بقاعته Isabela البالغة 450 مترًا مربعًا، وهو عملي لوصول دون نقل طويل، أو فندق Meliá Madrid Princesa بقاعته Sabatini البالغة 600 متر مربع في قلب المدينة. وفي فالنسيا، توفر AZZ Hotel Valencia Congress قاعة بمساحة 690 مترًا مربعًا. ونحدد كل تجهيز مباشرة مع الفندق.

• مدريد: الخيار الأبسط للوافدين من كل مكان، بفضل مطار رئيسي وقاعات كبيرة. مثالية للفرق الكبيرة ولمزج زيارة ثقافية بجلسات العمل.
• برشلونة: مدينة كوزموبوليتانية، جيدة الربط، تجذب الفرق الشابة والمبدعة. ويربطها قطار AVE بمدريد.
• إشبيلية: إطار تراثي وأجواء أندلسية تمنح إحساسًا فوريًا بالتغيير، مع عرض فلامنكو أو زيارة قصر الألكاثار في المساء.
• فالنسيا: مدينة بمقياس إنساني، تطل على البحر وتقترب من بحيرة البوفيرا، وفيها أنشطة الدراجات أو القوارب؛ خيار جيد للفرق التي تحب الهواء الطلق.
• مالقة: الجنوب والبحر وفنادق الاجتماعات في وسط المدينة؛ سهلة لفريق يبحث عن طقس معتدل وبساطة.
• الجزر البليارية: مايوركا ومينورقة لاجتماع خارجي أكثر عزلة، يركّز على الطبيعة والبحر. الرحلة أطول، لكن الفريق يبقى معًا دون تشتيت.

تعتمد هذه الخيارات على حجم الفريق ومدة الإقامة والفصل. وفي ما يخص صيغة من أربعة أيام، اطلعوا على مقالتنا حول البرنامج اليومي لاجتماع خارجي لفريق يعمل عن بُعد.