Offsite de empresa remota: cómo elegir destino, y por qué España

En una empresa totalmente remota, el offsite no es una recompensa anual: es el momento en que se construye la confianza que sostendrá las otras cincuenta semanas. Matt Mullenweg, fundador de Automattic, escribe sobre el Grand Meetup de su empresa que reunirse en persona permite conocer a «las personas que hay detrás de los avatares de Slack» y hace que los intercambios escritos se entiendan mejor a posteriori. Automattic afirma también que los vínculos creados durante estos encuentros eran, después, claramente más estrechos.

GitLab, también totalmente remota, asegura en su propio blog reconocer «el valor de las interacciones en persona» y reúne a toda la empresa en sus eventos Contribute. Zapier organiza retiros para toda la plantilla, a los que él mismo compara con grandes reencuentros.

La consecuencia para la elección del lugar es directa: sus colaboradores llegan de varios países y husos horarios, a menudo sin haberse conocido nunca en persona. El lugar debe facilitar el viaje, alojar a todos juntos y ofrecer a la vez un espacio de trabajo serio y formas sencillas de encontrarse.

La guía pública de Zapier sobre la organización de sus retiros es un buen punto de partida, ya que se basa en diez retiros de entre 7 y 185 personas. Propone cuatro criterios: un acceso fácil (idealmente a unas dos horas de un gran aeropuerto), espacio suficiente para toda la empresa, Wi-Fi rápido y salas para grupos pequeños, y actividades cercanas. Zapier precisa que la ciudad en sí importa menos que estos puntos prácticos.

Nosotros añadimos tres preguntas que hacemos a todos nuestros clientes:

• El viaje: ¿cuántos colaboradores tendrán una escala y cuántas horas de diferencia horaria tendrán que asumir?
• El lugar de trabajo: ¿puede el mismo hotel acoger sesiones plenarias, talleres en grupos pequeños y comidas sin traslados diarios?
• El tiempo libre: ¿qué ocurre por la noche y durante la media jornada de descanso, sin programar cada minuto?

Un equipo que se reúne una o dos veces al año necesita sencillez logística para que la energía se dedique a las personas y no a los traslados.

Según Aena, los aeropuertos españoles atendieron 283.195.399 pasajeros en 2023, un 16,2 % más que en 2022 y por encima de los niveles de 2019. Madrid-Barajas superó los 60 millones de pasajeros y Barcelona-El Prat se acercó a los 50 millones. Para un equipo cuyos miembros llegan desde Europa, América o más lejos, estos dos centros son las puertas de entrada más sencillas, y otras ciudades (Sevilla, Valencia, Málaga, Palma) cuentan con su propio aeropuerto.

El tren completa el panorama: según la guía ferroviaria Seat61, el AVE une Madrid con Barcelona en unas 2 h 30. Una parte del equipo puede aterrizar en Madrid y continuar hacia otra ciudad sin volver a pasar por un aeropuerto.

En un offsite, esto se traduce en llegadas agrupadas: planificamos los traslados desde el aeropuerto por oleadas, con un punto de bienvenida para que nadie tenga que buscarse la vida tras un vuelo largo.

España se presta a un offsite fuera de los meses de verano: la primavera y el otoño ofrecen días agradables para salir entre sesiones, y las ciudades del sur y del Levante siguen siendo confortables mucho más tarde en el año que la mayoría de las capitales europeas. Consúltenos qué temporada encaja mejor con la ciudad elegida.

En la mesa, las comidas ya son un momento de convivencia: tapas para compartir, paella, cenas tardías en una terraza. Para compañeros que nunca se sientan a la misma mesa, es un formato que suelta las conversaciones sin esfuerzo. Una clase de cocina o una visita a un mercado suele funcionar mejor que un juego de team building convencional.

Los hoteles de seminario son numerosos y están bien equipados en las principales ciudades. Entre los que conocemos bien: el Hilton Madrid Airport, con su salón Isabela de 450 m², práctico para una llegada sin un traslado largo, o el Meliá Madrid Princesa, con su salón Sabatini de 600 m², en pleno centro. En Valencia, el AZZ Hotel Valencia Congress dispone de una sala de 690 m². Definimos cada configuración directamente con el hotel.

• Madrid: la opción más sencilla para llegadas desde cualquier lugar, con un gran aeropuerto y salas de gran tamaño. Ideal para equipos numerosos y para combinar una visita cultural con las sesiones de trabajo.
• Barcelona: ciudad cosmopolita y muy bien comunicada, que atrae a equipos jóvenes y creativos. El AVE la une con Madrid.
• Sevilla: un entorno patrimonial y una atmósfera andaluza que dan de inmediato la sensación de estar en otro lugar, con flamenco o una visita al Alcázar por la noche.
• Valencia: una ciudad a escala humana, con el mar, la Albufera y actividades en bici o en barco; buena opción para los equipos que disfrutan del aire libre.
• Málaga: el sur, el mar y hoteles de seminario en el centro; fácil para un equipo que busca clima suave y sencillez.
• Baleares: Mallorca y Menorca para un offsite más aislado, centrado en la naturaleza y el mar. El viaje es más largo, pero el equipo permanece unido sin distracciones.

Estas elecciones dependen del tamaño del equipo, de la duración y de la temporada. Para un formato de cuatro días, lea nuestro artículo sobre el programa día por día de un offsite para un equipo remoto.