Offsite voor een remote bedrijf: een bestemming kiezen, en waarom Spanje

In een volledig remote bedrijf is de offsite geen jaarlijkse beloning: het is de plek waar het vertrouwen wordt opgebouwd dat de overige vijftig weken draagt. Matt Mullenweg, oprichter van Automattic, schrijft over de Grand Meetup van zijn bedrijf dat elkaar in persoon ontmoeten mensen laat kennismaken met “de mensen achter de Slack-avatars” en het schriftelijk contact daarna makkelijker maakt. Automattic meldt ook dat de banden die tijdens deze meetups zijn ontstaan, achteraf merkbaar hechter waren.

GitLab, eveneens volledig remote, zegt op zijn eigen blog dat het “de waarde van persoonlijke interacties” erkent en het hele bedrijf samenbrengt tijdens zijn Contribute-evenementen. Zapier organiseert bedrijfsbrede retraites, die het zelf omschrijft als grote hereniging.

Voor de keuze van een locatie betekent dit concreet: uw collega's komen uit verschillende landen en tijdzones, vaak zonder elkaar ooit ontmoet te hebben. De plek moet het reizen eenvoudig maken, iedereen samen laten logeren en zowel een serieuze werkruimte als moeiteloze gelegenheden tot contact bieden.

De openbare gids van Zapier over het organiseren van zijn retraites is een goed startpunt, want ze is gebaseerd op tien retraites met 7 tot 185 deelnemers. Ze noemt vier criteria: gemakkelijke bereikbaarheid (idealiter binnen ongeveer twee uur van een grote luchthaven), voldoende ruimte voor het hele bedrijf, snel wifi met breakoutruimten, en activiteiten in de buurt. Zapier voegt eraan toe dat de stad zelf minder belangrijk is dan deze praktische punten.

Wij voegen drie vragen toe die we elke klant stellen:

• De reis: hoeveel collega's krijgen een tussenstop, en hoeveel uur tijdsverschil nemen ze op de koop toe?
• De werkplek: kan hetzelfde hotel plenaire sessies, workshops in kleine groepen en maaltijden huisvesten zonder dagelijkse transfers?
• De vrije tijd: wat gebeurt er 's avonds en tijdens de halve vrije dag, zonder elke minuut in te plannen?

Een team dat één of twee keer per jaar samenkomt, heeft logistieke eenvoud nodig, zodat de energie naar de mensen gaat en niet naar de shuttles.

Volgens Aena hebben de Spaanse luchthavens in 2023 283.195.399 passagiers verwerkt, 16,2% meer dan in 2022 en boven het niveau van 2019. Madrid-Barajas telde meer dan 60 miljoen passagiers en Barcelona-El Prat bijna 50 miljoen. Voor een team waarvan de leden uit Europa, Amerika of verder komen, zijn deze twee knooppunten de eenvoudigste toegangspoorten, en verschillende andere steden (Sevilla, Valencia, Málaga, Palma) hebben hun eigen luchthaven.

De trein maakt het beeld compleet: volgens de spoorgids van Seat61 verbindt de AVE Madrid en Barcelona in ongeveer 2u30. Een deel van het team kan in Madrid landen en naar een andere stad doorreizen zonder opnieuw via een luchthaven te gaan.

Voor een offsite betekent dit gegroepeerde aankomsten: wij plannen de luchthaventransfers in golven, met een welkomstbalie zodat niemand na een lange vlucht zelf zijn weg hoeft te zoeken.

Spanje leent zich voor een offsite buiten de zomermaanden: lente en herfst bieden aangename dagen om tussen de sessies even naar buiten te gaan, en de steden in het zuiden en in de Levante blijven veel later in het jaar comfortabel dan de meeste Europese hoofdsteden. Vraag ons welk seizoen het best past bij de stad die u kiest.

Aan tafel is de maaltijd al een moment van delen: tapas om rond te geven, paella, late diners op een terras. Voor collega's die nooit samen aan tafel zitten, is dit een format dat zonder moeite het gesprek losmaakt. Een kookles of een rondleiding over de markt werkt vaak beter dan een klassiek teambuildingspel.

Congreshotels zijn er in de grote steden in ruime mate en goed uitgerust. Onder de hotels die wij goed kennen: het Hilton Madrid Airport, met de balzaal Isabela van 450 m², praktisch voor een aankomst zonder lange transfer, of het Meliá Madrid Princesa, met de balzaal Sabatini van 600 m² in het centrum. In Valencia beschikt het AZZ Hotel Valencia Congress over een zaal van 690 m². Wij bepalen elke opstelling rechtstreeks met het hotel.

• Madrid: de eenvoudigste keuze voor aankomsten van overal, met een grote luchthaven en grote zalen. Ideaal voor grote teams en om een cultureel bezoek te combineren met werksessies.
• Barcelona: een kosmopolitische, zeer goed verbonden stad die jonge, creatieve teams aanspreekt. De AVE verbindt haar met Madrid.
• Sevilla: een erfgoedomgeving en een Andalusische sfeer die meteen het gevoel geven ergens nieuw te zijn, met flamenco of een bezoek aan het Alcázar in de avond.
• Valencia: een stad op menselijke schaal met de zee, de Albufera en fiets- of bootactiviteiten; een goede keuze voor teams die van de buitenlucht houden.
• Málaga: het zuiden, de zee en congreshotels in het centrum; eenvoudig voor een team dat op zoek is naar zacht weer en eenvoud.
• De Balearen: Mallorca en Menorca voor een meer afgelegen offsite, gericht op natuur en zee. De reis is langer, maar het team blijft samen zonder afleiding.

Deze keuzes hangen af van de grootte van het team, de duur en het seizoen. Voor een format van vier dagen leest u ons artikel over het dag-voor-dagprogramma van een offsite voor een remote team.