جمع الموظفين الجدد حضوريًا في شركة تعمل عن بُعد بالكامل

طوّرت الشركات التي تعمل عن بُعد بالكامل مسارات استقبال عن بُعد منظمة للغاية. فـGitLab مثلًا توثّق علنًا استقبالًا غير متزامن: كل المهام موجودة في issue على GitLab بمهلة 30 يومًا، ويُخصَّص أسبوعان على الأقل للاستقبال العام، والأسبوع الثالث لتدريب خاص بالفريق. ولكل قادم «زميل استقبال» يعيّنه مديره، يتواصل معه منذ اليوم الأول، ويُفضَّل أن يكون ذلك في قهوة فيديو في نهاية اليوم.

هذا النظام فعّال لتعلّم الأدوات والقواعد، لكنه يترك فجوة: قد تعرف زميلًا لأشهر دون أن تلتقيه يومًا. يقول مات مولينويغ، من Automattic، عن Grand Meetup إن رؤية بعضكم بعضًا وجهًا لوجه تتيح لكم لقاء الأشخاص الذين يقفون خلف الصور الرمزية، وتساعد على فهم الرسائل المكتوبة.

هنا يأتي دور الحضور: ليس لاستبدال الاستقبال عن بُعد، بل لتثبيته في علاقات حقيقية منذ الأسابيع الأولى.

• Zapier: في مقابلة نشرتها Stack Overflow Blog عام 2017، تصف الشركة تجربتها «AirBnOnboarding»: يسافر الموظف الجديد إلى منطقة خليج سان فرانسيسكو، ويقضي أسبوعًا في شقة Airbnb مع القيادة ومديره. وهذا يُظهر بسرعة ثقافة الشركة، ولا سيما فكرة أن أي شخص يستطيع التحدث إلى أي شخص، بما في ذلك الرئيس التنفيذي. وهذا وصف قديم، فاستفسروا من الشركة عمّا إذا تغيّرت الممارسة. تجمع Zapier كذلك الفريق كله في ريتريتات.
• GitLab: تقول الشركة إنها تُقرّ بقيمة التفاعل الحضوري، فتجمع بين لقاءات بين زملاء متقاربين جغرافيًا وفعاليات Contribute لكامل الشركة، مع توثيق استقبال غير متزامن مع زميل استقبال.
• Automattic: تجمع الشركة كل عام تقريبًا معظم موظفيها في Grand Meetup، وتتابع موظفيها الجدد في أفواج عبر مسار استقبالها، مع زميل من الفريق يرشدهم، وفق مقال على Donut عن عملياتها.

ما يجمعها: لا تنتظر أيٌّ منها أن يصبح الموظف الجديد «مستقرًا» قبل أن تعرّفه على أشخاص حقيقيين. تختلف الصيغ (أسبوع مع عدد قليل من الأشخاص لدى Zapier، وحدث سنوي كبير لدى Automattic وGitLab)، لكن المبدأ واحد: الحضور يكمّل الكلام المكتوب.

الحدث السنوي مفيد لكنه يأتي متأخرًا: قد ينتظر من عُيّن في مارس حتى الخريف ليلتقي زملاءه. وفوج الاستقبال يسدّ هذه الفجوة.

متى: بين الشهر الثاني والشهر الثالث معيار جيد. فالموظف يكون قد تعرّف إلى أدواته وفرقه عبر الفيديو، ولديه أسئلة محددة، ويستطيع أن يستفيد منه إلى أقصى حد.

كم عددهم: فوج من 10 إلى 30 شخصًا يتيح لكل فرد أن يقضي وقتًا مع الآخرين. وما فوق ذلك نعود إلى حدث جماهيري يبقى فيه الوافدون الجدد في الظل.

التنوع: اجمعوا موظفين جددًا من عدة فرق، مع بضعة زملاء قدامى يلعبون دور المرشدين، بدل مجموعة معزولة من الموظفين الجدد. ويمكن اختيار المرشدين من بين المديرين وزملاء الاستقبال.

المدة: يكفي يومان أو ثلاثة أيام في الموقع، إضافة إلى يوم للوصول، لأن الفوج لا يحتاج إلى ندوة كاملة. وإيقاع ربع سنوي أو نصف سنوي يتجنّب تكرار الرحلات.

اليوم الأول: الاستقبال والرؤية. عشاء ترحيب في مساء اليوم السابق، ثم صباح مع القيادة: تاريخ الشركة، واستراتيجيتها، والأسئلة المفتوحة. بعد الظهر، لقاءات فردية أو في مجموعات صغيرة بين الوافدين الجدد وزملاء أقدم، من قبيل «قهوة السوق» أو جولة في الحي.

اليوم الثاني: العمل مع المدير والفريق. صباح لكل فريق (أو لكل وظيفة) لتحديد أهداف الأيام التسعين الأولى، والتعرف إلى جهات الاتصال الرئيسية، وتوضيح طريقة العمل. بعد الظهر، نشاط جماعي لا يكون فيه أحد خبيرًا: ورشة طبخ، أو زيارة موجّهة، أو تذوّق. وفي المساء، عشاء حر أو في مجموعات صغيرة.

اليوم الثالث: التثبيت والمغادرة. جلسة حوصلة دائرية، ثم جلسة أسئلة وأجوبة مع القيادة، ثم غداء وداع. يغادر كل موظف جديد ومعه قائمة بالأشخاص الذين عليه التواصل معهم خلال الأسبوع.

أما المكان، فيكفي فندق للاجتماعات في مدينة جيدة الربط: مدريد أو برشلونة أو فالنسيا، بحسب مكان إقامة الموظفين الجدد.

في استقبال عن بُعد كاستقبال GitLab، يكون تعيين زميل الاستقبال من مسؤولية المدير. أما في الحضور، فيتّسع دوره: فهو ليس مجرد ضيف في الفوج، بل من يمنح اللقاءات معناها.

• قبل اللقاء: يشرح للموظف الجديد ما سيعيشه، ومن يجب أن يتحدث إليه بالتأكيد.
• خلاله: يحضر ورش عمل الفرق، ويعرّف الموظف الجديد بالأشخاص الأساسيين، ويحدّد أهداف الأيام التسعين الأولى.
• بعده: يتحقق خلال الأسابيع التالية من أن الروابط تستمر عبر الفيديو، ويعدّل متابعات التواصل.

لمعرفة ما إذا كانت الصيغة تنجح، لا تعدّ الابتسامات. اسأل الموظف الجديد بعد شهر: مع من تواصل من تلقاء نفسه منذ اللقاء، وهل بات يفهم أكثر ما يُنتظر منه؟ وتُعدّ استطلاعات الرأي التي تجريها Zapier بعد كل ريتريت نموذجًا جيدًا.

إذا كنتم تعدّون هذا النوع من اللقاءات في إسبانيا: أرسلوا لنا تواريخكم وسنعود إليكم بالتوافر.