完全リモート企業で新入社員を対面で迎える

完全リモートの企業は、非常に構造化されたリモートでの受け入れプロセスを築いてきました。たとえばGitLabは、非同期のオンボーディングを公開しています。すべてのタスクはGitLabのissue上にあり、期限は30日です。少なくとも最初の二週間は全社向けのオンボーディングに充て、三週目はチーム固有の研修を行います。新しく入社したメンバーには、上司が指名したオンボーディング・バディがつき、初日から連絡をとります。理想的には、一日の終わりにビデオ通話でコーヒーを飲みながら話すとよいとされています。

この仕組みは、ツールやルールを学ぶうえでは有効です。ただし一つ隙間があります。同僚のことを何か月も知っていても、一度も会ったことがないという状況があり得るのです。Automattic の Matt Mullenweg（マット・マレンウェッグ）は Grand Meetup について、直接顔を合わせると、アバターの向こうにいる人に会えるようになり、文章でのやり取りも読み取りやすくなる、と語っています。

ここで対面の出番が生きてきます。リモートでのオンボーディングを置き換えるためではなく、最初の数週間に実際の人間関係を根づかせるためです。

• Zapier：2017年に Stack Overflow Blog に掲載されたインタビューで、同社は「AirBnOnboarding」について説明しています。新入社員はベイエリアに向かい、経営陣と上司とともに一週間、Airbnbで過ごします。これにより、誰もがCEOを含め誰とでも話せるという企業文化がすぐに伝わります。これは過去の記述なので、現在の状況はご自身で会社に確認してください。Zapierはまた、リトリートで全チームを集めています。
• GitLab：対面での交流の価値を認めており、近隣の同僚同士のミートアップと、全社向けの Contribute イベントを組み合わせていると述べています。同時に、バディ付きの非同期オンボーディングも文書化しています。
• Automattic：毎年、ほぼ全社員を Grand Meetup に集めています。また、Donut の記事によれば、新入社員はオンボーディングを通じてコホート単位で管理され、チームのバディが案内役を務めるとのことです。

共通点は、どの企業も、新入社員が「落ち着く」のを待ってから実際の人と引き合わせることはしていない、という点です。形式は異なります（Zapierでは少人数で一週間、Automattic と GitLab では毎年の大規模イベント）が、原則は同じです。対面は、文章によるコミュニケーションを補うものなのです。

年次イベントは有用ですが、開催時期が遅いという難点があります。たとえば三月に採用された人は、同僚に会うまで秋まで待つことになりかねません。オンボーディング・コホートは、その時間差を埋めるものです。

いつ：入社から二〜三か月目が良い目安です。新入社員はすでにビデオ通話でツールやチームを把握しており、具体的な質問を持っているため、より多くを得られます。

何名：一つのコホートを10〜30名にすると、全員が互いに十分に時間を過ごせます。それ以上になると、新入社員が目立たないまま埋もれてしまう大規模イベントになってしまいます。

構成：孤立した新入社員だけのグループではなく、複数のチームの新入社員を集め、在籍の長い同僚を数名、案内役として加えましょう。案内役は、マネージャーやオンボーディング・バディから選ぶことができます。

期間：現地での二〜三日で十分です。到着日を加えてください。コホートに本格的なセミナーは必要ありません。四半期ごと、または半年ごとの開催にすれば、出張の回数を増やさずに済みます。

一日目：歓迎とビジョン。 前夜のウェルカムディナーに続き、午前中は経営陣と過ごします。会社の歴史、戦略、未解決の課題などを扱います。午後は、新入社員と在籍の長い同僚による一対一、または少人数の面談を行います。「カフェ・マルシェ」や近所の散策など、くだけた形式がよいでしょう。

二日目：上司・チームとの協働。 午前はチーム（または職能）ごとに、90日間の目標を決め、主要な関係者を紹介し、仕事の進め方を確認します。午後は、誰も専門家ではない共同アクティビティを行います。料理教室、ガイド付きの見学、テイスティングなどです。夜は各自、または少人数のグループで夕食をとります。

三日目：締めくくりと出発。 サークル形式での振り返り、経営陣との質疑応答、そして送別のランチで締めくくります。新入社員は、その週のうちに連絡をとるべき人のリストを持ち帰ります。

会場には、新入社員の出身地に応じて、交通の便がよい都市にあるセミナー用ホテルで十分です。マドリード、バルセロナ、バレンシアなどが候補になります。

GitLabのようなリモートでのオンボーディングでは、オンボーディング・バディを指名するのがマネージャーの責任です。対面では、その役割はさらに広がります。コホートの単なる付き添いではなく、出会いに意味を与える人になるのです。

• 事前：新入社員に、どんな体験が待っているのか、そして誰と必ず話すべきかを説明します。
• 期間中：チームごとのワークショップに参加し、新入社員を主要な関係者に紹介し、90日間の目標を設定します。
• 事後：その後の数週間、生まれたつながりがビデオ通話でも続いているかを確認し、フォローアップの内容を調整します。

この形式が機能しているかどうかは、笑顔の数で判断しないでください。一か月後、その新入社員に、会った後で自分から連絡した人は誰か、そして何を期待されているのかをより深く理解できたかを尋ねてみてください。Zapierが各リトリート後に行うフィードバック・アンケートは、よいお手本になります。

スペインでこの種の集まりを準備されている場合は、日程をお知らせください。空き状況とともに折り返しご連絡いたします。