Reunir a las nuevas incorporaciones en presencial en una empresa full remote

Las empresas full remote han desarrollado recorridos de acogida a distancia muy estructurados. GitLab, por ejemplo, documenta públicamente un onboarding asíncrono: todas las tareas están en una issue de GitLab con un plazo de 30 días, las dos primeras semanas como mínimo se dedican a la acogida general y la tercera a la formación específica de cada equipo. Cada recién llegado tiene un buddy de onboarding designado por su manager, que se pone en contacto desde el primer día, idealmente para un café por videollamada al final de la jornada.

Este dispositivo es eficaz para aprender herramientas y normas. Sin embargo, deja un vacío: se puede conocer a un compañero durante meses sin haberlo visto nunca en persona. Matt Mullenweg, de Automattic, lo expresa así al hablar del Grand Meetup: verse en persona permite conocer a las personas que hay detrás de los avatares y facilita interpretar los mensajes escritos.

Ahí es donde entra el presencial: no para sustituir el onboarding a distancia, sino para anclarlo en relaciones reales desde las primeras semanas.

• Zapier: en una entrevista publicada en el Stack Overflow Blog en 2017, la empresa describe su «AirBnOnboarding»: la nueva incorporación viaja a la Bahía de San Francisco y pasa una semana en un Airbnb con la dirección y su manager. Esto muestra rápidamente la cultura de la casa, en particular la idea de que cualquiera puede hablar con cualquiera, incluido el director ejecutivo. Se trata de una descripción antigua: consulte con la empresa si la práctica ha cambiado. Zapier también reúne a todo el equipo en retiros.
• GitLab: la empresa afirma reconocer el valor de las interacciones presenciales y combina encuentros entre compañeros cercanos con eventos Contribute para toda la empresa, mientras documenta un onboarding asíncrono con buddy de onboarding.
• Automattic: la empresa reúne cada año a casi todos sus empleados en el Grand Meetup y, según un artículo de Donut sobre su proceso, sigue a sus nuevas incorporaciones por cohortes en su recorrido de onboarding, con un buddy de equipo como guía.

Lo que tienen en común: ninguna espera a que la nueva incorporación esté «asentada» para ponerla en contacto con personas reales. Los formatos difieren (una semana con pocas personas en Zapier, un gran evento anual en Automattic y GitLab), pero el principio es el mismo: lo presencial complementa lo escrito.

El evento anual es útil, pero llega tarde: alguien contratado en marzo puede esperar hasta el otoño para conocer a sus compañeros. La cohorte de acogida corrige ese desfase.

Cuándo: entre el segundo y el tercer mes es una buena referencia. La nueva incorporación ya conoce sus herramientas y sus equipos por videollamada, tiene preguntas concretas y puede sacarle el máximo partido.

Cuántas: una cohorte de 10 a 30 personas permite que cada cual pase tiempo con los demás. Por encima de esa cifra se convierte en un evento masivo en el que las nuevas incorporaciones se quedan en segundo plano.

Mezcla: reúna a recién llegados de varios equipos, junto con algunos compañeros con más antigüedad que actúen como guías, en lugar de un grupo aislado de nuevos. Los guías pueden salir de los managers y de los buddies de onboarding.

Duración: bastan dos o tres días in situ, más un día de llegada, porque la cohorte no necesita un seminario completo. Una cadencia trimestral o semestral evita multiplicar los viajes.

Día 1: bienvenida y visión. Cena de bienvenida la noche anterior y, después, una mañana con la dirección: historia de la empresa, estrategia, preguntas abiertas. Por la tarde, reuniones uno a uno o en grupos pequeños entre las nuevas incorporaciones y los compañeros con más antigüedad, como un «café de mercado» o un paseo por el barrio.

Día 2: trabajar con su manager y su equipo. Una mañana por equipo (o por función) para definir los objetivos de los 90 días, presentar a los interlocutores clave y aclarar cómo funcionan las cosas. Por la tarde, una actividad colectiva en la que nadie sea experto: un taller de cocina, una visita guiada, una cata. Por la noche, cena libre o en grupos pequeños.

Día 3: anclar y despedirse. Una puesta en común final en círculo, una sesión de preguntas y respuestas con la dirección y después una comida de despedida. Cada nueva incorporación se va con una lista de personas a las que contactar durante la semana.

Para el lugar, basta con un hotel de seminarios en una ciudad bien comunicada: Madrid, Barcelona o Valencia, según de dónde procedan las nuevas incorporaciones.

En un onboarding a distancia como el de GitLab, la designación del buddy de onboarding es responsabilidad del manager. En presencial, su papel se amplía: ya no es un simple invitado de la cohorte, sino quien da sentido a los encuentros.

• Antes: explica a la nueva incorporación lo que va a vivir y con quién debe hablar sí o sí.
• Durante: asiste a los talleres de equipo, presenta a la nueva incorporación a las personas clave y fija los objetivos de los 90 días.
• Después: en las semanas siguientes, comprueba que los vínculos se mantienen por videollamada y ajusta los puntos de seguimiento.

Para saber si el formato funciona, no cuente sonrisas. Pregunte a la nueva incorporación, un mes después, con quién ha contactado espontáneamente desde el encuentro y si entiende mejor lo que se espera de ella. Las encuestas de opinión de Zapier tras cada retiro son un buen modelo.

Si está preparando este tipo de encuentro en España: envíenos sus fechas y le responderemos con la disponibilidad.