أوفسايت من 4 أيام لفريق عن بُعد: البرنامج يومًا بيوم

لا يأتي فريق موزّع إلى أوفسايت ليفعل ما يفعله عن بُعد أصلًا. بل يأتي من أجل ما تؤدّيه الشاشة بصورة سيئة: الحديث العفوي، والوجبات المشتركة، والقرارات التي تحتاج إلى نقاش، والثقة. لذلك يحمي البرنامج الجيد هذه اللحظات.

دليل Zapier العلني مرجع مفيد. يصف ريتريتات تستمر أسبوعًا، تتألف من أربعة أيام عمل كاملة، إضافة إلى يوم حر اختياري، مع يومي سفر في كل طرف. ويتخذ العمل شكلين: الهاكاثون، حيث تبني الفرق مشروعًا على مدى ثلاثة أيام ثم تعرضه، والـunconference، حيث يقترح المشاركون ويديرون جلسات مدتها 40 دقيقة بأنفسهم. وتمزج Zapier بين الألعاب والكاريوكي والمشي لمسافات طويلة وجولات الطعام، بحسب المكان.

يحافظ عرضنا على هذه الروح في صيغة أكثر إحكامًا: أربعة أيام في الموقع، يُخصَّص يومان منها للتعاون، وإيقاع لا يملأ كل ساعة. كيّفوه وفق حجم الفريق، وميزانية الوقت لدى كل فرد، والمدينة التي تختارونها.

الصباح وبداية بعد الظهر: استقبال في المطار أو المحطة، ونقل على موجات، وتسليم الغرف. لا اجتماع: فالناس سافروا، غالبًا ليلًا أو عبر مناطق زمنية.

آخر بعد الظهر: افتتاح قصير، 45 دقيقة كحد أقصى. يذكّر القائد بقصد الأيام الأربعة، ويعرض البرنامج ويترك مجالًا للأسئلة. ثم تأتي لعبة تعارف بسيطة تخلط بين الفرق، بدل أن يبحث كل فرد عن زملائه المعتادين في Slack.

المساء: عشاء غير رسمي في مطعم من الحي، على طاولات مختلطة، دون خطب. وتتيح جولة مشيًا على الأقدام أو جولة تاباس للناس اكتشاف المدينة في مجموعات صغيرة مع الحديث عن أي شيء غير العمل. ففي مدريد مثلًا، تناسب جولة تاباس في حي لا لاتينا هذه الصيغة تمامًا.

هدف اليوم الأول أن يكون كل فرد، عند النوم، قد تحدّث مع ثلاثة أشخاص على الأقل لم يلتقهم من قبل وجهًا لوجه.

الصباح: جلسة عامة استراتيجية مدتها 90 دقيقة، لا أكثر. تعرض الإدارة نتائج السنة والقرارات الكبرى القادمة، مع وقت مخصص للأسئلة. تجنّبوا العروض التي كان يمكن إرسالها بالفيديو قبل الأوفسايت.

أواخر الصباح: ورش عمل صغيرة من 8 إلى 12 شخصًا حول موضوعين أو ثلاثة ملموسة (أولويات السنة، والعمل بين الفرق، والمنتجات التي تحتاج إلى تحسين). ويعمل هنا جيدًا أسلوب unconference لدى Zapier، حيث يقترح المشاركون المواضيع، لأنه يترك للفريق أن يقرّر ما يهمّ.

الغداء: طويل، جلوسًا، دون هواتف على الطاولة.

بعد الظهر: تستمر الورش، ثم يقدّم كل فريق عرضًا موجزًا مدته 5 دقائق. ويختتم بعد الظهر وقت حر مدته ساعتان للراحة أو المشي أو الرد على رسالة عاجلة.

المساء: عشاء في غرفة خاصة أو مطعم، مع نشاط هادئ: تذوّق نبيذ، أو عرض فلامينكو إذا كنتم في مدريد أو إشبيلية.

الصباح: سباق مشاريع في فرق مختلطة، مستوحى من الهاكاثون. تتلقى كل فرقة تحديًا حقيقيًا من الشركة (تحسين الاستقبال، أو تبسيط عملية، أو اقتراح ميزة جديدة)، ولديها بضع ساعات لتقديم اقتراح. وتذكر Zapier من بين المشاريع التي وُلدت من هاكاثوناتها أداة Formatter by Zapier، دليلًا على أن هذه الصيغة قادرة على إنتاج شيء ملموس.

الغداء: وجبة محلية، في الموقع أو خارجه.

بعد الظهر: نشاط جماعي خارج قاعة الاجتماعات. وبحسب المدينة: طبخ وزيارة سوق في مدريد أو فالنسيا، أو تذوّق نبيذ في bodega، أو ركوب الدراجات، أو سباق شراعي، أو رحلة مشي في جزر البليار. والغاية مشاركة نشاط لا يكون فيه أحد خبيرًا، وهذا يمحو الفوارق الهرمية.

المساء: ليلة أكثر احتفالية. فعشاء الغالا ليس إلزاميًا؛ إذ تفضّل فرق كثيرة أمسية أبسط، بموسيقى وحديث مفتوح. وحدّدوا وقتًا معقولًا للانتهاء، فالغد أيضًا مهم.

الصباح: عرض مشاريع اليوم السابق، ثم فترة التزام. تدوّن كل فرقة ثلاثة إجراءات ملموسة ستتخذها عند العودة، مع مسؤول وتاريخ. وهذا ما يمنع الأوفسايت من أن يتبخّر عند الوصول.

أواخر الصباح: كلمة ختام قصيرة من القائد، ثم استبيان رأي سريع. تقول Zapier إنها تجمع الملاحظات بعد كل ريتريت حول ما نجح وما يجب تغييره، وهي ممارسة بسيطة يمكن اقتباسها.

الغداء: وجبة وداع خفيفة.

بعد الظهر: مغادرات متدرجة حسب مواعيد الرحلات؛ ويجنّب حفظ الحقائب في الفندق والنقل الجماعي إلى المطار ضغوطَ اللحظة الأخيرة. وإذا رغب الفريق، يتيح يوم حر إضافي لمن يمدّد إقامته الاستمتاع بالمدينة.

ولاختيار المدينة والفندق لهذا الأوفسايت، راجعوا مقالنا عن أسباب تفضيل إسبانيا لشركة تعمل عن بُعد. أرسلوا لنا تواريخكم وسنعود إليكم بالتوافر.