Nieuwe medewerkers in persoon samenbrengen in een volledig remote bedrijf

Volledig remote bedrijven hebben zeer gestructureerde onboardingtrajecten op afstand ontwikkeld. GitLab documenteert bijvoorbeeld openbaar een asynchrone onboarding: alle taken staan in een GitLab-issue met een deadline van 30 dagen, de eerste twee weken gaan minstens naar algemene onboarding en de derde naar opleiding per team. Elke nieuwkomer krijgt van zijn manager een onboardingbuddy, die vanaf dag één contact opneemt, idealiter voor een koffiepraatje per video aan het eind van de dag.

Deze opzet werkt goed om tools en regels te leren. Er blijft echter een gat: u kunt een collega maandenlang kennen zonder hem ooit ontmoet te hebben. Matt Mullenweg van Automattic zegt over de Grand Meetup dat elkaar in persoon zien helpt om de mensen achter de avatars te leren kennen en geschreven berichten beter te lezen.

Daar komt het persoonlijk contact om de hoek kijken: niet om de remote onboarding te vervangen, maar om haar in de eerste weken te verankeren in echte relaties.

• Zapier: in een interview dat in 2017 op de Stack Overflow Blog werd gepubliceerd, beschrijft het bedrijf zijn „AirBnOnboarding”: de nieuwe medewerker reist naar de Bay Area en brengt een week door in een Airbnb met het leiderschap en zijn manager. Dat laat snel de bedrijfscultuur zien, met name het idee dat iedereen met iedereen kan praten, ook met de CEO. Dit is een gedateerde beschrijving: vraag het bedrijf of de werkwijze inmiddels is veranderd. Zapier brengt het hele team ook samen op retraites.
• GitLab: het bedrijf zegt de waarde van persoonlijk contact te erkennen en combineert ontmoetingen tussen collega's in de buurt met Contribute-evenementen voor het hele bedrijf, terwijl het een asynchrone onboarding met buddy documenteert.
• Automattic: het bedrijf brengt elk jaar bijna alle medewerkers samen op de Grand Meetup, en volgt nieuwe medewerkers in cohorten via zijn onboarding, met een teambuddy als gids, volgens een artikel van Donut over het proces.

Wat ze gemeen hebben: geen van hen wacht tot de nieuwe medewerker „ingewerkt” is voordat hij wordt gekoppeld aan echte mensen. De formats verschillen (een week met enkele mensen bij Zapier, een groot jaarlijks evenement bij Automattic en GitLab), maar het principe is hetzelfde: persoonlijk contact vult het geschreven woord aan.

Het jaarlijkse evenement is nuttig, maar komt laat: iemand die in maart is aangenomen, kan tot de herfst wachten om collega's te ontmoeten. Het onboardingcohort dicht die kloof.

Wanneer: tussen de tweede en de derde maand is een goed richtpunt. De nieuwe medewerker kent dan al zijn tools en teams via video, heeft concrete vragen en haalt er het meeste uit.

Hoeveel: een cohort van 10 tot 30 personen laat iedereen tijd met elkaar doorbrengen. Daarboven glijdt het af naar een massa-evenement waarin nieuwkomers op de achtergrond blijven.

Samenstelling: breng nieuwkomers uit verschillende teams samen, plus enkele collega's met meer ervaring als gids, in plaats van een geïsoleerde groep nieuwe medewerkers. Gidsen kunnen worden gekozen uit managers en onboardingbuddy's.

Duur: twee tot drie dagen op locatie volstaan, plus een aankomstdag, omdat het cohort geen volledig seminarie nodig heeft. Een kwartaal- of halfjaarlijks ritme voorkomt dat er te veel reizen komen.

Dag 1: welkom en visie. Een welkomstdiner de avond ervoor, daarna een ochtend met het leiderschap: geschiedenis van het bedrijf, strategie, open vragen. In de middag één-op-één- of kleine groepsgesprekken tussen nieuwe medewerkers en collega's met meer ervaring, zoals een koffie op de markt of een wandeling door de buurt.

Dag 2: samenwerken met uw manager en team. Een ochtend per team (of functie) om de doelen voor 90 dagen vast te stellen, belangrijke contacten voor te stellen en te verduidelijken hoe dingen werken. In de middag een gezamenlijke activiteit waarin niemand expert is: een kookles, een rondleiding, een proeverij. 's Avonds diner alleen of in kleine groepjes.

Dag 3: verankeren en vertrekken. Een kringevaluatie, een vragenronde met het leiderschap, en daarna een afscheidslunch. Elke nieuwe medewerker vertrekt met een lijst van personen die hij binnen de week moet contacteren.

Voor de locatie volstaat een seminariehotel in een goed bereikbare stad: Madrid, Barcelona of Valencia, afhankelijk van waar de nieuwe medewerkers vandaan komen.

Bij een remote onboarding zoals die van GitLab is het aanwijzen van de onboardingbuddy de verantwoordelijkheid van de manager. Op locatie wordt zijn rol groter: hij is niet zomaar een gast van het cohort, maar degene die de ontmoetingen betekenis geeft.

• Vooraf: hij legt de nieuwe medewerker uit wat hij gaat meemaken en met wie hij zeker moet spreken.
• Tijdens: hij woont de teamworkshops bij, stelt de nieuwe medewerker voor aan belangrijke personen en legt de doelen voor 90 dagen vast.
• Daarna: in de weken die volgen controleert hij of de contacten via video blijven doorlopen, en past hij de vervolgacties aan.

Om te weten of het format werkt, telt niet het aantal glimlachen. Vraag de nieuwe medewerker een maand later wie hij sinds de ontmoeting spontaan heeft gecontacteerd en of hij beter begrijpt wat van hem verwacht wordt. De feedbackenquêtes die Zapier na elke retraite afneemt, zijn een goed voorbeeld.

Bereidt u dit soort ontmoeting in Spanje voor? Stuur ons uw data en wij komen bij u terug met de beschikbaarheid.