Riunire le nuove assunzioni in presenza in un'azienda interamente a distanza

Le aziende interamente a distanza hanno messo a punto percorsi di accoglienza molto strutturati. GitLab, per esempio, documenta pubblicamente un onboarding asincrono: tutte le attività sono raccolte in una issue di GitLab con una scadenza di 30 giorni, le prime due settimane almeno sono dedicate all'accoglienza generale e la terza alla formazione specifica del team. Ogni nuovo arrivato ha un «onboarding buddy» designato dal proprio manager, che lo contatta dal primo giorno, idealmente per un caffè in videochiamata a fine giornata.

Questo dispositivo è efficace per imparare strumenti e regole. Lascia però un vuoto: si può conoscere un collega per mesi senza averlo mai incontrato. Matt Mullenweg, di Automattic, lo dice parlando del Grand Meetup: vedersi di persona permette di incontrare le persone dietro gli avatar e aiuta a interpretare i messaggi scritti.

È qui che entra in gioco la presenza: non per sostituire l'onboarding a distanza, ma per radicarlo in relazioni reali fin dalle prime settimane.

• Zapier: in un'intervista pubblicata dallo Stack Overflow Blog nel 2017, l'azienda descrive la sua «AirBnOnboarding»: la nuova recluta si reca nella Bay Area e trascorre una settimana in un Airbnb con la direzione e il proprio manager. Questo mostra rapidamente la cultura aziendale, in particolare l'idea che chiunque possa parlare con chiunque, compreso l'amministratore delegato. Si tratta di una descrizione datata: verificate con l'azienda se la pratica è cambiata. Zapier riunisce inoltre tutto il team nei retreat.
• GitLab: l'azienda afferma di riconoscere il valore delle interazioni di persona e combina meetup tra colleghi vicini con eventi Contribute per tutta l'azienda, documentando al tempo stesso un onboarding asincrono con buddy.
• Automattic: l'azienda riunisce ogni anno quasi tutti i dipendenti al Grand Meetup e segue le nuove assunzioni per coorti nel proprio percorso di accoglienza, con un buddy di team come guida, secondo un articolo di Donut sul suo processo.

Ciò che hanno in comune: nessuna aspetta che la recluta sia «sistemata» per metterla in contatto con persone reali. I formati differiscono (una settimana con poche persone da Zapier, un grande evento annuale per Automattic e GitLab), ma il principio è lo stesso: la presenza completa la parola scritta.

L'evento annuale è utile ma arriva tardi: una recluta assunta a marzo può dover aspettare l'autunno per incontrare i colleghi. La coorte di accoglienza colma questo divario.

Quando: tra il secondo e il terzo mese è un buon riferimento. La recluta conosce già strumenti e team in videochiamata, ha domande precise e può trarne il massimo.

Quante persone: una coorte da 10 a 30 persone permette a ciascuno di passare del tempo con gli altri. Oltre, si ricade in un evento di massa in cui i nuovi restano nell'ombra.

Mix: riunite le nuove assunzioni di più team, più alcuni colleghi di lunga data che fanno da guide, piuttosto che un gruppo isolato di reclute. Le guide possono essere scelte tra i manager e i buddy di accoglienza.

Durata: bastano due o tre giorni in sede, più una giornata di arrivo, perché la coorte non ha bisogno di un seminario completo. Una cadenza trimestrale o semestrale evita di moltiplicare i viaggi.

Giorno 1: accoglienza e visione. Cena di benvenuto la sera prima, poi una mattinata con la direzione: storia dell'azienda, strategia, domande aperte. Nel pomeriggio, incontri one-to-one o in piccoli gruppi tra le nuove reclute e i colleghi di lunga data, come un «caffè di mercato» o una passeggiata nel quartiere.

Giorno 2: lavorare con il proprio manager e il team. Una mattinata per team (o per funzione) per definire gli obiettivi dei 90 giorni, presentare gli interlocutori chiave e chiarire il funzionamento. Nel pomeriggio, un'attività collettiva in cui nessuno è esperto: un corso di cucina, una visita guidata, una degustazione. La sera, cena libera o in piccoli gruppi.

Giorno 3: consolidare e ripartire. Un debriefing in cerchio, una sessione di domande e risposte con la direzione, poi un pranzo di commiato. Ogni recluta riparte con un elenco di persone da contattare entro la settimana.

Per la sede, basta un hotel per seminari in una città ben collegata: Madrid, Barcellona o Valencia, a seconda di dove provengono le reclute.

In un onboarding a distanza come quello di GitLab, la designazione del buddy di accoglienza è responsabilità del manager. In presenza, il suo ruolo si amplia: non è un semplice ospite della coorte, ma colui che dà senso agli incontri.

• Prima: spiega alla recluta cosa vivrà e con chi dovrebbe assolutamente parlare.
• Durante: partecipa ai workshop di team, presenta la recluta alle persone chiave e fissa gli obiettivi dei 90 giorni.
• Dopo: nelle settimane successive verifica che i legami creati proseguano in videochiamata e aggiusta i punti di follow-up.

Per capire se il formato funziona, non contate i sorrisi. Chiedete alla recluta, un mese dopo, a chi ha scritto spontaneamente dopo l'incontro e se ora capisce meglio cosa ci si aspetta da lei. I questionari di feedback di Zapier dopo ogni retreat sono un buon modello.

Se state preparando questo tipo di incontro in Spagna: scriveteci le vostre date e vi risponderemo con le disponibilità.