De impact van een offsite meten wanneer uw bedrijf volledig remote werkt

Meting begint vóór het vertrek. Een remote bedrijf dat zijn team samenbrengt heeft bijna altijd meerdere redenen voor ogen: het vertrouwen versterken, de prioriteiten op één lijn brengen, een project lanceren, nieuwkomers verwelkomen. Als die redenen niet op papier staan, weet u achteraf niet of de bijeenkomst iets heeft opgeleverd.

GitLab geeft een openbaar voorbeeld van een helder geformuleerd doel: in zijn handbook staat dat het bedrijfsevenement bedoeld is om vertrouwen op te bouwen via sociale contacten, in de hoop op meer motivatie, productiviteit en retentie. Het bedrijf benadrukt ook dat het evenement geen beloningsreis, geen conferentie en geen vakantie is.

Voor uw eigen bijeenkomst raden wij aan de lijst te beperken tot twee of drie doelen, elk met een eenvoudige vraag.

• Relaties: wie wil wie beter leren kennen, over welke teams heen?
• Afstemming: welke strategische beslissingen moeten uit deze dagen voortkomen?
• Integratie: hoe vinden nieuwkomers hun plek?

Deel deze doelen met de deelnemers vóór de reis. Ze sturen ook het programma: wat geen enkel doel dient, kan via video blijven.

De openbare praktijken zijn bescheiden, en juist daarom nuttig.

• Zapier stelt na elke retraite open vragen: wat was geweldig aan de reis, en wat moet de volgende keer anders? Het vraagt ook naar formats (unconferences, rondetafels, teamdag) en laat ruimte voor overige opmerkingen. De feedback heeft concrete gevolgen gehad: het bedrijf is er gestopt zijn retraite te koppelen aan een conferentie, nadat bleek dat deelnemers moe en verspreid waren.
• GitLab gebruikte een enquête na zijn evenement van 2019 om het volgende voor te bereiden, en houdt de aanwezigheid bij: volgens zijn openbare verslag namen ongeveer 575 mensen deel, met een opkomstpercentage van 86%. Verzoeken van deelnemers (vooraf informatie over activiteiten in grote groepen, willekeurig toegewezen maaltijdplaatsen) hebben tot wijzigingen geleid.
• Doist documenteert jaar na jaar zijn jaarlijkse retraites en de mini-retraites per team, zodat locaties en formats vergeleken kunnen worden.
• Basecamp maakt voor elke bijeenkomst een nieuwe projectruimte aan om berichten, planning en documenten op één plek te bundelen: het spoor blijft bewaard.

Wat ze gemeen hebben: ze stellen weinig vragen, maar ze stellen ze altijd, en ze doen iets met de antwoorden voor de volgende keer.

Een bijeenkomst die goede gesprekken oplevert maar geen beslissingen, laat weinig na. Voor remote bedrijven is het geschreven woord het geheugen, dus daar moet u meten.

• Een beslissingenregister dat tijdens de bijeenkomst wordt bijgehouden: het onderwerp, de beslissing, wie er verantwoordelijk voor is, de deadline.
• Een controlemoment na dertig dagen: wat is vooruitgegaan, wat is van karakter veranderd, wat zit nog vast?
• Een controlemoment na negentig dagen: komen de relaties die tijdens de bijeenkomst zijn ontstaan terug in het dagelijkse werk, bijvoorbeeld in projecten tussen teams die vroeger niet samenwerkten?

Deze indicatoren zijn kwalitatief en specifiek voor u. Wij publiceren geen referentiecijfer: noch het onze, noch dat van de markt is zoveel waard als een opvolging van uw eigen beslissingen.

Het is verleidelijk een bijeenkomst te koppelen aan de retentie van het team, maar dat is moeilijk. Veel factoren spelen mee bij het vertrek van iemand, en een week op locatie is niet te vergelijken met een controlegroep.

Wat openbare bronnen toelaten te zeggen, is bescheidener. GitLab presenteert retentie als een gewenst resultaat van vertrouwen dat in persoon is opgebouwd, niet als een gemeten cijfer. In de State of Remote Work-enquête van Buffer (editie 2020) behoren samenwerking en communicatie, en eenzaamheid, tot de belangrijkste knelpunten die door de respondenten werden genoemd: dit zijn problemen waar een bijeenkomst kan helpen, zonder te beweren dat ze opgelost worden.

In de praktijk kunt u op een kwalitatieve en zorgvuldige manier volgen:

• vertrekken en aankomsten in de maanden daarna, zonder daar automatisch een oorzakelijk verband uit af te leiden;
• een eenvoudige vraag in uw reguliere enquête: “Ik ken genoeg collega's om om hulp te vragen”;
• de integratie van recente aanwervingen, via een gesprek met hun manager.

Deze elementen zijn alleen zinvol als ze samen en over meerdere edities worden gelezen.

Vaker dan niet zit het verschil in discipline en niet in het meetinstrument: de vragenlijst binnen twee of drie dagen versturen, een kort verslag naar het hele team sturen, aankondigen wat de volgende keer zal veranderen. Zapier doet dat door te vragen wat er moet veranderen; GitLab heeft zijn programma aangepast op basis van de feedback.

Aan onze kant organiseert Solara DMC het verblijf in Spanje: accommodatie, zalen, restaurants, activiteiten en transfers. Wij bouwen het programma met u op rond uw doelen, plannen tijd in voor de vragenlijst en het beslissingenregister, en bezorgen u het werkelijke verloop zodat u van editie tot editie kunt vergelijken. Stuur ons uw data: wij komen bij u terug met de beschikbaarheid.