Full remote-bedrijven: waarom ze elkaar in levenden lijve ontmoeten, en waarom Spanje daarvoor geschikt is

Zonder kantoor werken is effectief om te produceren, te documenteren en asynchroon te beslissen. Wat videobellen moeilijker maakt, is al de rest: het praatje bij de koffieautomaat, het vertrouwen dat groeit tijdens een gedeelde maaltijd, een meningsverschil lezen op iemands gezicht.

Bedrijven die werken op afstand tot uitgangspunt hebben gemaakt, weten dat, en de meeste zeggen het openlijk. Hun fysieke bijeenkomsten zijn geen extraatje: het zijn organisatorische investeringen, ver vooraf gepland.

Verschillende bedrijven maken hun werkwijze openlijk bekend. Wij citeren hier alleen wat zij zelf hebben gepubliceerd.

• Automattic (WordPress.com): de "Grand Meetup" is een jaarlijkse bijeenkomst van ongeveer een week. Matt Mullenweg beschrijft die als het enige moment van het jaar waarop bijna het hele bedrijf op één plek is, om collega's bij te praten, over het werk te praten en de doelen op elkaar af te stemmen. Voor de editie van 2019, besproken in de podcast Distributed, lagen de schattingen rond de 800 tot 900 mensen.
• GitLab: het bedrijf, zonder kantoor, organiseert een jaarlijkse bijeenkomst (de "Summit", later "Contribute" genoemd). Het stelt dat deelname niet verplicht is, maar dat het een unieke kans is om de mensen die GitLab maken samen te brengen. Voor de editie van 2019 noemt het zo'n 575 deelnemers.
• Buffer: in februari 2017 kwam het volledig remote team van 75 personen samen in Madrid voor zijn 8e retraite. CEO Joel Gascoigne zag het als een manier om het team na een moeilijk jaar dichter bij elkaar te brengen.
• Zapier: de blogpost van het bedrijf legt uit dat sommige dingen makkelijker in persoon gebeuren, met name de spontane, diepgaande gesprekken die op afstand bijna nooit ontstaan als je ze niet bewust uitlokt.
• Doist (uitgever van Todoist): het handboek vermeldt dat de jaarlijkse teamretraite bestaat sinds 2015, begonnen op Menorca, en presenteert die als een essentiële investering in de bedrijfscultuur in plaats van als voordeel.

Naast de voorbeelden keren vier logica's terug in deze openbare praktijken.

• Verbinding. Automattic spreekt over sociaal kapitaal dat slijt wanneer men alleen schriftelijk communiceert. Een week samen herstelt het.
• Vertrouwen. Het is makkelijker om taken te delegeren aan iemand wiens stem, humor en reacties onder druk je kent.
• Moeilijke beslissingen. Prioriteiten, reorganisaties, afwegingen: die onderwerpen gaan beter aan dezelfde tafel, met tijd ervoor en erna.
• Cultuur. De waarden van een verspreid team blijven abstract zolang niemand ze in actie ziet. Workshops, vrije sessies en gedeelde maaltijden maken ze concreet.

Bij Zapier heeft het team bijvoorbeeld besloten de week te reserveren voor wat niet op afstand kan: een hackathon van meerdere dagen of een "unconference" waarbij de deelnemers de onderwerpen kiezen, gevolgd door ontspannen momenten (spelletjes, karaoke, wandelen).

Een verspreid team komt uit verschillende landen, vaak uit meerdere continenten. Dan telt vooral de bereikbaarheid en de mogelijkheid om iedereen op één plek te houden.

• Bereikbaarheid. Madrid-Barajas en Barcelona-El Prat zijn grote hubs, wat het aantal overstappen voor een verspreid team beperkt.
• Eén locatie, alles inbegrepen. Hotels zoals het Hilton Madrid Airport, op ongeveer 5 minuten van Barajas en IFEMA, combineren kamers met ongeveer 1.700 m² vergaderruimte, waaronder de zaal Isabela van 450 m². Geen pendeldiensten tussen verblijf en werkruimte.
• Een omgeving om af te schakelen. De Parador de Chinchón, een klooster uit de 15e eeuw, biedt een echt rustige retraite op korte afstand van Madrid, met kloostergang, tuinen en salons voor werksessies.
• De tafel als instrument. Late diners, gedeelde tapas en kookworkshops zorgen voor gesprekken die schermen niet bieden.

Buffer koos in 2017 voor Madrid en Doist hield zijn eerste retraite op Menorca: Spanje is voor verspreide teams al vertrouwd terrein.

Solara DMC is een DMC (destination management company) voor Spanje. Voor een volledig remote bedrijf bouwen we de bijeenkomst op rond uw doelen: plenaire sessies, teamworkshops, informele momenten en maaltijden, met accommodatie en zalen die samen worden gekozen.

Wij regelen de opvang op de luchthaven, transfers, zalen en catering, zodat uw team zich kan concentreren op waarvoor het de reis maakt. Stuur ons uw data en we komen met beschikbaarheden bij u terug.