Offsite d'une équipe distribuée : que faire ensemble, que laisser de côté

Pour une entreprise 100 % à distance, la rencontre physique n'est pas un bonus : c'est un outil de management. GitLab, qui se décrit comme « all-remote », explique dans son handbook public que son événement annuel vise à créer de la confiance par les liens sociaux, avec l'espoir de plus de motivation, de productivité et de fidélité. Doist (l'éditeur de Todoist) écrit de son côté que sa retraite annuelle est « un investissement essentiel dans la culture de l'entreprise », qui porte ses fruits tout au long de l'année dans la façon de travailler ensemble.

Chez Automattic, l'équipe Jetpack décrit la semaine annuelle, le Grand Meetup, comme une expérience en personne « incroyablement puissante », alors même que la collaboration à distance fonctionne bien le reste de l'année.

Ces déclarations sont des intentions et des retours d'expérience, pas des preuves chiffrées. Elles disent surtout une chose : ces entreprises ne se retrouvent pas pour faire ce qu'elles font déjà très bien en visio.

Les pratiques publiques convergent autour de quelques formats.

• Des sessions ouvertes plutôt que des présentations. Zapier a remplacé ses hackathons par des « unconferences » : des sessions de 40 minutes, avec un animateur et un preneur de notes, dont les sujets sont proposés à l'avance. GitLab mêle sessions générales, sessions par division, unconference, excursions et temps social.
• Un moment d'alignement de toute l'entreprise. Chez Basecamp, la semaine commence par une réunion générale le lundi matin, suivie de courtes présentations et de moments de reconnaissance entre collègues.
• Du temps entre équipes qui ne se croisent jamais. Les repas, les sorties, les dîners d'équipe sont le vrai moteur : GitLab cite les happy hours et dîners de département pour souder les équipes.
• Les échanges en tête-à-tête. Basecamp laisse du temps pour que les managers voient chaque collaborateur individuellement.

Ce sont aussi des moments où l'on accueille les nouveaux : GitLab encourage les recrues récentes à venir, et certaines commencent leur premier jour pendant l'événement.

Les mêmes entreprises racontent aussi leurs erreurs, ce qui est précieux.

• Reprendre sa semaine habituelle. Zapier le dit sans détour : il est facile de faire ce que l'on fait toujours, et c'est une occasion manquée. Beau Lebens, d'Automattic, décrit à l'inverse l'habitude de mettre consciemment le travail courant en pause pendant les rencontres.
• Coller la rencontre à une conférence. Après des retours d'équipe fatiguée et dispersée, Zapier a cessé d'associer sa retraite à une conférence.
• Tout miser sur la rencontre. Le même Beau Lebens reconnaît que son équipe avait mis « tous ses œufs dans le panier des rencontres », et que d'autres rituels doivent faire le lien entre deux réunions.
• Programmer chaque heure. Les journées intenses, jusqu'à environ seize heures ensemble selon lui, fatiguent. Basecamp prévoit à l'inverse des plages libres, où chacun peut se promener, prendre un café ou travailler en petit groupe.
• Négliger l'arrivée. Zapier fait venir un jour plus tôt l'équipe organisatrice et les voyageurs internationaux, notamment pour préparer le lieu et laisser le support client couvert pendant les trajets.

Une règle simple en découle : pour chaque créneau du programme, demandez-vous si cela aurait pu se faire en visio. Si oui, retirez-le.

Il n'existe pas de format universel, mais les exemples publics donnent des repères.

• Zapier organise deux retraites d'équipe par an, l'une l'hiver, l'autre l'été : quatre jours complets, un jour optionnel plus libre, encadrés par deux jours de voyage.
• Basecamp réunit toute l'entreprise deux fois par an pendant une semaine, dans une ville différente à chaque fois : la plupart des gens arrivent le dimanche, les réunions se tiennent du lundi au jeudi, et tout le monde repart le vendredi.
• GitLab vise un grand rendez-vous d'entreprise environ chaque année, une semaine, avec une ville hôte choisie notamment selon le coût du transport et la facilité d'obtention des visas.
• Doist combine une retraite annuelle de toute l'entreprise, dans un nouveau lieu chaque année, et des « mini-retraites » par équipe, d'une semaine de collaboration concentrée.

Pour une équipe plus petite, un format de quatre à cinq jours par an, avec un temps plus court pour un groupe de direction, est un point de départ raisonnable. Avec des participants qui viennent de très loin, plus de jours permettent d'amortir le voyage.

Plusieurs entreprises à distance connues ont déjà choisi l'Espagne. Basecamp s'est retrouvé à Barcelone en 2023. Doist a organisé sa retraite annuelle à Minorque en 2015, et ses pages publiques mentionnent aussi des mini-retraites d'équipe à Séville et à Barcelone.

Pour une équipe distribuée, les atouts sont concrets : de grandes plateformes aériennes à Madrid et à Barcelone, des fuseaux horaires proches de l'Europe pour les participants européens, et une offre de lieux très variée pour alterner temps de travail et temps ensemble. Un séminaire dans un parador monastère, un dîner de tapas dans le quartier de La Latina, un cours de cuisine ou une dégustation de vins sont autant de formats qui font se parler les gens.

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