Offsite für ein verteiltes Team: was man gemeinsam tut und was man weglässt

Ein persönliches Treffen ist für ein vollständig remote arbeitendes Unternehmen kein Extra, sondern ein Führungsinstrument. GitLab, das sich als vollständig remote beschreibt, erklärt in seinem öffentlichen Handbuch, dass seine unternehmensweite Veranstaltung Vertrauen über soziale Kontakte aufbauen soll, in der Hoffnung auf mehr Motivation, Produktivität und Bindung. Doist, das Unternehmen hinter Todoist, schreibt, dass sein jährliches Retreat eine wesentliche Investition in die Unternehmenskultur ist, die sich das ganze Jahr über in der Zusammenarbeit auszahlt.

Bei Automattic beschreibt das Jetpack-Team die jährliche Grand-Meetup-Woche als persönliches Erlebnis, das trotz gut funktionierender Zusammenarbeit aus der Ferne im übrigen Jahr unglaublich kraftvoll bleibt.

Diese Aussagen sind Absichten und gelebte Erfahrung, kein harter Beweis. Was sie uns sagen, ist einfach: Diese Unternehmen treffen sich nicht, um das zu tun, was sie per Videoanruf schon sehr gut erledigen.

Die öffentlichen Praktiken laufen auf einige wenige Formate hinaus.

• Offene Sitzungen statt Vorträgen. Zapier hat seine Hackathons durch Unconferences ersetzt: 40-minütige Sitzungen mit einer Moderation und einer Protokollführung, Themen werden vorab vorgeschlagen. GitLab mischt allgemeine Sitzungen, Sitzungen je Bereich, Unconferences, Exkursionen und gesellige Zeit.
• Ein unternehmensweiter Moment der Abstimmung. Bei Basecamp beginnt die Woche mit einem All-Hands-Meeting am Montagmorgen, gefolgt von kurzen Vorträgen und gegenseitiger Anerkennung.
• Zeit zwischen Teams, die sich selten begegnen. Mahlzeiten, Ausflüge und Teamessen leisten die eigentliche Arbeit: GitLab nennt Happy Hours je Abteilung und Teamessen als Mittel, um Bindungen aufzubauen.
• Einzelgespräche. Basecamp lässt Raum, damit Führungskräfte jede Person einzeln treffen können.

Dies sind auch Momente, um neue Kolleginnen und Kollegen willkommen zu heißen: GitLab ermutigt kürzlich Eingestellte zur Teilnahme, und manche beginnen ihren allerersten Arbeitstag während der Veranstaltung.

Dieselben Unternehmen sprechen auch über ihre Fehler, und das ist wertvoll.

• Die gewohnte Woche nachspielen. Zapier sagt es deutlich: Es ist leicht, das zu tun, was man immer tut, und das ist eine verpasste Gelegenheit. Beau Lebens von Automattic beschreibt die gegenteilige Gewohnheit, die tägliche Arbeit während der Treffen bewusst zu unterbrechen.
• Das Treffen mit einer Konferenz kombinieren. Nach Rückmeldungen, dass die Menschen müde und verstreut waren, hat Zapier darauf verzichtet, seine Retreat mit einer Konferenz zu verbinden.
• Alle Eier in einen Korb legen. Beau Lebens räumt außerdem ein, dass sein Team alles auf die Treffen gesetzt hat und dass andere Rituale nötig sind, um die Lücke zwischen den Treffen zu überbrücken.
• Jede Stunde verplanen. Intensive Tage mit nach seinen Angaben bis zu rund 16 Stunden gemeinsamer Zeit ermüden. Basecamp hingegen hält offene Zeitfenster frei, in denen man spazieren gehen, einen Kaffee trinken oder in kleinen Gruppen arbeiten kann.
• Die Ankunft vernachlässigen. Zapier lässt das Organisationsteam und internationale Reisende einen Tag früher anreisen, unter anderem um den Veranstaltungsort vorzubereiten und den Kundensupport während der Reisen abzudecken.

Daraus folgt eine einfache Regel: Fragen Sie bei jedem Programmpunkt, ob er auch per Videoanruf hätte stattfinden können. Wenn ja, streichen Sie ihn.

Es gibt kein allgemeingültiges Format, aber öffentliche Beispiele bieten nützliche Orientierungspunkte.

• Zapier veranstaltet zwei Firmen-Retreats im Jahr, eines im Winter und eines im Sommer: vier volle Tage, dazu ein weiterer, entspannterer optionaler Tag, eingerahmt von zwei Reisetagen.
• Basecamp bringt die gesamte Firma zweimal im Jahr für eine Woche zusammen, jedes Mal in einer anderen Stadt: Die meisten reisen am Sonntag an, die Sitzungen finden von Montag bis Donnerstag statt, und alle fahren am Freitag nach Hause.
• GitLab strebt etwa einmal im Jahr eine große Firmenveranstaltung über eine Woche an, mit einer Gastgeberstadt, die unter anderem nach Transportkosten und Visa-Aufwand ausgewählt wird.
• Doist kombiniert ein jährliches Firmen-Retreat an jeweils neuem Ort mit Mini-Retreats auf Teamebene, also Wochen konzentrierter Zusammenarbeit vor Ort.

Für ein kleineres Team sind vier bis fünf Tage im Jahr ein vernünftiger Ausgangspunkt, mit einem kürzeren Termin für eine Führungsgruppe. Wenn Teilnehmende von weit her anreisen, helfen mehr Tage, die Reise zu verkraften.

Mehrere bekannte vollständig remote arbeitende Unternehmen haben sich bereits für Spanien entschieden. Basecamp traf sich 2023 in Barcelona. Doist hielt sein jährliches Retreat 2015 auf Menorca ab, und seine öffentlichen Seiten führen außerdem Mini-Retreats der Teams in Sevilla und Barcelona auf.

Für ein verteiltes Team sind die Vorteile praktisch: große Luftverkehrsdrehkreuze in Madrid und Barcelona, Zeitzonen, die für europäische Teilnehmende nah am Rest Europas liegen, und eine breite Auswahl an Veranstaltungsorten, um Arbeitszeit und gemeinsame Zeit abzuwechseln. Ein Seminar in einem Parador in einem ehemaligen Kloster, ein Tapas-Abend im Viertel La Latina, ein Kochkurs oder eine Weinprobe sind Formate, die Menschen ins Gespräch bringen.

Solara DMC, eine Destination Management Company für Spanien, gestaltet solche Aufenthalte: Wahl der Stadt, Unterkunft, Arbeitsräume, Restaurants, Aktivitäten und Transfers. Schreiben Sie uns Ihre Termine: Wir melden uns mit den Verfügbarkeiten.