Offsite de equipo distribuido: qué hacer juntos y qué dejar de lado

Reunirse en persona no es un beneficio para una empresa totalmente remota: es una herramienta de gestión. GitLab, que se describe como «all-remote», explica en su handbook público que su evento anual busca crear confianza a través de los vínculos sociales, con la esperanza de más motivación, productividad y retención. Doist, la empresa detrás de Todoist, escribe que su retiro anual es «una inversión esencial en la cultura de la empresa», que da frutos durante todo el año en la forma de trabajar juntos.

En Automattic, el equipo de Jetpack describe la semana anual, el Grand Meetup, como una experiencia presencial «increíblemente poderosa», aunque la colaboración a distancia funcione bien el resto del año.

Estas afirmaciones son intenciones y experiencias vividas, no pruebas cuantificadas. Lo que nos dicen es sencillo: estas empresas no se reúnen para hacer lo que ya hacen muy bien en una videollamada.

Las prácticas públicas convergen en unos pocos formatos.

• Sesiones abiertas en lugar de presentaciones. Zapier sustituyó sus hackatones por «unconferences»: sesiones de 40 minutos con un moderador y una persona que toma notas, con temas propuestos de antemano. GitLab combina sesiones generales, sesiones por división, unconference, excursiones y tiempo social.
• Un momento de alineación para toda la empresa. En Basecamp, la semana empieza con una reunión general el lunes por la mañana, seguida de charlas breves y de reconocimientos entre compañeros.
• Tiempo entre equipos que casi nunca coinciden. Las comidas, las salidas y las cenas de equipo hacen el verdadero trabajo: GitLab cita los happy hours y las cenas por departamento como formas de crear vínculos.
• Conversaciones uno a uno. Basecamp deja espacio para que los responsables se reúnan con cada persona de forma individual.

Son también momentos para acoger a las nuevas incorporaciones: GitLab anima a las personas recién contratadas a asistir, y algunas empiezan su primer día durante el evento.

Esas mismas empresas también hablan de sus errores, y eso tiene valor.

• Repetir la semana habitual. Zapier lo dice sin rodeos: es fácil hacer lo de siempre, y eso es una oportunidad perdida. Beau Lebens, de Automattic, describe la costumbre contraria: pausar conscientemente el trabajo diario durante los encuentros.
• Combinar el encuentro con una conferencia. Tras recibir comentarios de que la gente estaba cansada y dispersa, Zapier dejó de combinar su retiro con una conferencia.
• Apostarlo todo al encuentro. El propio Beau Lebens reconoce que su equipo había «puesto todos los huevos en la misma cesta» y que otros rituales son necesarios para tender puentes entre un encuentro y el siguiente.
• Programar cada hora. Las jornadas intensas, de hasta unas dieciséis horas juntos según su relato, agotan. Basecamp, por el contrario, reserva franjas libres en las que cada uno puede pasear, tomar un café o trabajar en grupos pequeños.
• Descuidar la llegada. Zapier hace llegar un día antes al equipo organizador y a los viajeros internacionales, en parte para preparar el lugar y mantener cubierta la atención al cliente durante los desplazamientos.

De ahí se desprende una regla sencilla: para cada franja del programa, pregúntese si se podría haber hecho en una videollamada. Si es así, elimínela.

No existe un formato universal, pero los ejemplos públicos ofrecen puntos de referencia útiles.

• Zapier organiza dos retiros de empresa al año, uno en invierno y otro en verano: cuatro días completos, más un día opcional más relajado, enmarcados por dos días de viaje.
• Basecamp reúne a toda la empresa dos veces al año durante una semana, en una ciudad distinta cada vez: la mayoría de las personas llega el domingo, las reuniones se celebran de lunes a jueves y todos regresan el viernes.
• GitLab busca un gran encuentro de empresa aproximadamente cada año, durante una semana, con una ciudad anfitriona elegida en parte según el coste del transporte y la facilidad para obtener visados.
• Doist combina un retiro anual para toda la empresa, en un lugar nuevo cada año, con mini retiros por equipo: semanas de colaboración presencial concentrada.

Para un equipo más pequeño, un formato de cuatro a cinco días al año, con un tiempo más corto para un grupo directivo, es un punto de partida razonable. Si los participantes viajan desde muy lejos, más días ayudan a absorber el viaje.

Varias empresas remotas conocidas ya han elegido España. Basecamp se reunió en Barcelona en 2023. Doist celebró su retiro anual en Menorca en 2015, y sus páginas públicas mencionan también mini retiros de equipo en Sevilla y Barcelona.

Para un equipo distribuido, las ventajas son prácticas: grandes centros aéreos en Madrid y Barcelona, husos horarios cercanos al resto de Europa para los participantes europeos, y una amplia oferta de espacios para alternar tiempo de trabajo y tiempo juntos. Un seminario en un parador instalado en un antiguo monasterio, una cena de tapas en el barrio de La Latina, una clase de cocina o una cata de vinos son formatos que hacen que la gente conecte.

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