Offsite de equipe distribuída: o que fazer juntos e o que deixar de lado

Encontrar-se pessoalmente não é um benefício para uma empresa totalmente remota: é uma ferramenta de gestão. A GitLab, que se descreve como “all-remote”, explica em seu handbook público que seu evento anual busca construir confiança por meio de conexões sociais, na expectativa de mais motivação, produtividade e retenção. A Doist, a empresa por trás do Todoist, escreve que seu retiro anual é “um investimento essencial na cultura da empresa”, que rende frutos ao longo do ano na forma como as pessoas trabalham juntas.

Na Automattic, a equipe do Jetpack descreve a semana anual do Grand Meetup como uma experiência presencial “incrivelmente poderosa”, mesmo com a colaboração remota funcionando bem no resto do ano.

Essas declarações são intenções e relatos de experiência, não provas numéricas. O que elas dizem, em essência, é simples: essas empresas não se reúnem para fazer o que já fazem muito bem em uma videochamada.

As práticas públicas convergem em torno de alguns formatos.

• Sessões abertas em vez de apresentações. A Zapier substituiu seus hackathons por “unconferences”: sessões de 40 minutos, com um facilitador e um responsável pelas anotações, cujos temas são propostos com antecedência. A GitLab combina sessões gerais, sessões por divisão, unconference, excursões e momentos sociais.
• Um momento de alinhamento de toda a empresa. Na Basecamp, a semana começa com uma reunião geral na segunda-feira de manhã, seguida de palestras curtas e momentos de reconhecimento entre colegas.
• Tempo entre equipes que raramente se cruzam. Refeições, passeios e jantares de equipe fazem o trabalho real: a GitLab cita happy hours e jantares por departamento como formas de criar vínculos.
• Conversas individuais. A Basecamp reserva espaço para que os gestores conversem com cada pessoa individualmente.

São também momentos para acolher os recém-chegados: a GitLab incentiva as contratações recentes a participar, e algumas pessoas começam no primeiro dia durante o evento.

As mesmas empresas também contam seus erros, o que é valioso.

• Repetir a semana habitual. A Zapier diz sem rodeios: é fácil fazer o que sempre se faz, e isso é uma oportunidade perdida. Beau Lebens, da Automattic, descreve o hábito oposto, o de pausar conscientemente o trabalho do dia a dia durante os encontros.
• Associar o encontro a uma conferência. Após retornos de que as pessoas estavam cansadas e dispersas, a Zapier deixou de combinar seu retiro com uma conferência.
• Apostar tudo no encontro. O próprio Beau Lebens admite que sua equipe havia “colocado todos os ovos na cesta dos encontros”, e que outros rituais são necessários para fazer a ponte entre um encontro e outro.
• Programar cada hora. Os dias intensos, de até cerca de dezesseis horas juntos, segundo ele, cansam. A Basecamp, ao contrário, mantém horários livres em que as pessoas podem passear, tomar um café ou trabalhar em pequenos grupos.
• Negligenciar a chegada. A Zapier traz a equipe organizadora e os viajantes internacionais um dia antes, em parte para preparar o local e manter o suporte ao cliente coberto durante as viagens.

Daí sai uma regra simples: para cada horário da programação, pergunte-se se isso poderia ter sido feito em uma videochamada. Se sim, corte.

Não existe um formato universal, mas os exemplos públicos oferecem referências úteis.

• A Zapier realiza dois retiros da empresa por ano, um no inverno e outro no verão: quatro dias completos, um dia opcional mais livre, emoldurados por dois dias de viagem.
• A Basecamp reúne toda a empresa duas vezes por ano durante uma semana, em uma cidade diferente a cada vez: a maioria chega no domingo, as reuniões acontecem de segunda a quinta e todos voltam para casa na sexta.
• A GitLab busca um grande encontro de toda a empresa aproximadamente a cada ano, ao longo de uma semana, com uma cidade-sede escolhida em parte pelo custo do transporte e pela facilidade de obtenção de vistos.
• A Doist combina um retiro anual de toda a empresa, em um novo lugar a cada ano, com minirretiros por equipe, semanas de colaboração presencial concentrada.

Para uma equipe menor, de quatro a cinco dias por ano, com um tempo mais curto para um grupo de liderança, é um ponto de partida razoável. Com participantes que viajam de muito longe, mais dias ajudam a diluir o desgaste da viagem.

Várias empresas remotas conhecidas já escolheram a Espanha. A Basecamp se reuniu em Barcelona em 2023. A Doist realizou seu retiro anual em Menorca em 2015, e suas páginas públicas também mencionam minirretiros de equipe em Sevilha e Barcelona.

Para uma equipe distribuída, as vantagens são práticas: grandes hubs aéreos em Madri e Barcelona, fusos horários próximos ao restante da Europa para os participantes europeus e uma grande variedade de locais para alternar tempo de trabalho e tempo juntos. Um seminário em um parador instalado em um antigo mosteiro, um jantar de tapas no bairro de La Latina, uma aula de culinária ou uma degustação de vinhos são formatos que fazem as pessoas conversarem.

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