Оффсайт распределённой команды: что делать вместе и что оставить за бортом

Очная встреча — не бонус для полностью удалённой компании, а инструмент менеджмента. GitLab, который называет себя all-remote, объясняет в своём публичном handbook, что его ежегодное мероприятие для всей компании призвано строить доверие через социальные связи, в надежде на больше мотивации, производительности и удержания. Doist (издатель Todoist) пишет, что его ежегодный ретрит — это «существенная инвестиция в культуру компании», которая окупается в течение всего года в том, как люди работают вместе.

В Automattic команда Jetpack описывает ежегодную неделю Grand Meetup как очный опыт, который остаётся «невероятно мощным», даже несмотря на то что удалённое сотрудничество хорошо работает весь остальной год.

Эти заявления — намерения и практический опыт, а не строгие доказательства. Но они говорят просто: эти компании не встречаются, чтобы делать то, что уже очень хорошо делают на видеозвонке.

Публичные практики сходятся вокруг нескольких форматов.

• Открытые сессии вместо презентаций. Zapier заменил свои хакатоны unconference-сессиями: по 40 минут, с ведущим и протоколистом, темы которых предлагаются заранее. GitLab сочетает общие сессии, сессии по подразделениям, unconference, экскурсии и время для общения.
• Момент общего согласования для всей компании. В Basecamp неделя начинается с общего собрания утром в понедельник, за которым следуют короткие выступления и взаимное признание коллег.
• Время между командами, которые редко пересекаются. Обеды, выезды и командные ужины делают основную работу: GitLab называет happy hours и ужины внутри подразделений способом сплотить команды.
• Личные беседы один на один. Basecamp оставляет время для того, чтобы руководители встречались с каждым сотрудником лично.

Это также моменты, чтобы приветствовать новичков: GitLab призывает недавно нанятых сотрудников приезжать, а некоторые начинают свой первый день во время мероприятия.

Эти же компании рассказывают и о своих ошибках, и это ценно.

• Повторение обычной недели. Zapier говорит прямо: легко делать то, что вы всегда делаете, и это упущенная возможность. Бо Лебенс из Automattic описывает противоположную привычку — сознательно приостанавливать текущую работу во время встреч.
• Совмещение встречи с конференцией. После отзывов о том, что люди устали и были рассеяны, Zapier перестал совмещать ретрит с конференцией.
• Вкладывать всё в одну встречу. Тот же Бо Лебенс признаёт, что его команда «сложила все яйца в одну корзину встреч» и что для связи между встречами нужны другие ритуалы.
• Расписывать каждый час. Насыщенные дни, по его оценке до шестнадцати часов вместе, утомляют. Basecamp, напротив, оставляет свободные слоты, когда можно прогуляться, выпить кофе или поработать в небольших группах.
• Пренебрежение прибытием. Zapier привозит организационную команду и международных путешественников на день раньше, в том числе чтобы подготовить площадку и обеспечить поддержку клиентов во время поездок.

Из этого следует простое правило: для каждого слота в программе спрашивайте себя, можно ли было провести его на видеозвонке. Если да, уберите его.

Универсального формата нет, но публичные примеры дают полезные ориентиры.

• Zapier проводит два ретрита для компании в год, зимний и летний: четыре полных дня, один дополнительный, более свободный день, с двумя днями в дороге по краям.
• Basecamp собирает всю компанию дважды в год на неделю, каждый раз в новом городе: большинство людей приезжают в воскресенье, встречи проходят с понедельника по четверг, а в пятницу все возвращаются домой.
• GitLab стремится проводить одно крупное корпоративное мероприятие примерно раз в год, на неделю, с городом-хозяином, выбранным отчасти по стоимости транспорта и простоте получения виз.
• Doist сочетает ежегодный ретрит для всей компании в новом месте каждый год с мини-ретритами команд — неделями сосредоточенной очной работы.

Для небольшой команды разумной отправной точкой будут четыре-пять дней в год с более коротким слотом для руководящей группы. Когда участники приезжают издалека, дополнительные дни помогают смягчить дорогу.

Несколько известных удалённых компаний уже выбрали Испанию. Basecamp собирался в Барселоне в 2023 году. Doist провёл свой ежегодный ретрит на Менорке в 2015 году, а на его публичных страницах также упоминаются командные мини-ретриты в Севилье и Барселоне.

Для распределённой команды преимущества практичны: крупные авиахабы в Мадриде и Барселоне, часовые пояса, близкие к остальной Европе, для европейских участников, и широкий выбор площадок для чередования рабочего времени и времени вместе. Семинар в монастырском парадоре, вечер тапас в квартале Ла-Латина, кулинарный мастер-класс или дегустация вин — всё это форматы, которые заставляют людей говорить друг с другом.

Solara DMC, принимающая туркомпания по Испании, организует такой формат пребывания: выбор города, размещение, рабочие залы, рестораны, активности и трансферы. Напишите нам свои даты: мы вернёмся к вам с информацией о доступности.