Equipe 100% remota: com que frequência se reunir presencialmente?

A pergunta surge em quase todas as conversas com equipes distribuídas: com que frequência devemos nos reunir presencialmente? As práticas públicas das empresas 100% remotas mostram que não há uma resposta única, mas há referências úteis.

O que muda a resposta: o número de pessoas, o número de fusos horários, a parte do trabalho que exige cocriação e o tempo que cada pessoa pode razoavelmente dedicar a viagens.

• Um grande encontro anual: Automattic e GitLab. A Grand Meetup da Automattic dura uma semana por ano, com toda a empresa, antes da pandemia. A GitLab realiza um encontro anual (o Summit, depois Contribute), que é opcional, e afirma que o evento quase dobrou de tamanho a cada ano até 2019. Planejar com um ano de antecedência é o normal: na Automattic, a preparação começa cerca de um ano antes e passa a ser dedicação integral seis meses antes do evento.
• Dois retiros por ano: Zapier. A Zapier explica que realiza um retiro no inverno e outro no verão, cada um com quatro dias inteiros, com um dia livre opcional e dois dias de viagem. Já organizou dez, para equipes de 7 a 185 pessoas.
• Anual e por equipe: Doist. O handbook da Doist descreve um retiro anual para toda a equipe desde 2015 (Minorca, depois Reykjavik, Atenas, Santiago do Chile, Açores e Pertisau em 2022), complementado por mini-retiros em que equipes individuais passam uma semana de trabalho focado juntas. Às vezes, várias equipes se reúnem ao mesmo tempo, em diferentes partes do mundo.
• Cerca de um ano de intervalo: Buffer. Seu retiro em Madri, em fevereiro de 2017, foi o 8º da empresa, e a equipe escreveu que doze meses haviam se passado desde o anterior, no Havaí.

Note também que tudo parou durante a pandemia: a Doist não realizou retiros em 2020 e 2021, e a Automattic suspendeu seu evento antes de retomar encontros menores. Um lembrete útil: um ritmo deve continuar ajustável.

Os dois formatos não atendem às mesmas necessidades.

• Toda a empresa: alinhamento estratégico, cultura, encontros entre times, acolhimento de novos colaboradores. A GitLab chega a incentivar as novas contratações a começar no primeiro dia durante o evento, e 60 a 70 delas viajaram para Nova Orleans em 2019 logo após assinar o contrato.
• Por equipe: trabalho de fundo (produto, design, suporte), oficinas de cocriação, lançamento de um projeto. Esses encontros são mais curtos, mais focados e mais fáceis de encaixar na agenda.

Uma equipe de 30 pessoas não enfrenta as mesmas restrições de uma organização de 600. À medida que o número de pessoas cresce, um grande evento se torna mais pesado de organizar, e os formatos menores por equipe ganham atratividade.

Algumas perguntas simples ajudam a decidir.

• Quais decisões exigem que todos estejam na mesma sala? Se uma estratégia ou reorganização está em preparação, um encontro mais próximo se justifica.
• Quantas pessoas são novas? Uma equipe que contrata muito se beneficia de se reunir com mais frequência, porque a confiança se constrói presencialmente.
• Qual é o custo humano da viagem? Quatro dias de trabalho mais dois de deslocamento equivalem a uma semana inteira. A Zapier criou um formato que leva as famílias em conta, com um dia livre opcional.
• O que vocês realmente conseguem fazer à distância? A Zapier estabeleceu a regra de reservar a semana para o que não pode ser feito juntos online.

Um ponto de partida razoável: um encontro anual para todos e, se surgir a necessidade, reuniões menores por equipe.

Se vocês reúnem a equipe todo ano, ou várias vezes ao ano, a facilidade de repetição importa. A Espanha tem a vantagem de oferecer várias cidades a uma curta distância de voo umas das outras, permitindo mudar o cenário sem mudar a logística.

• Madri: o Hilton Madrid Airport fica a cerca de 5 minutos de Barajas e do IFEMA, com cerca de 1.700 m² de espaços para reunião. Para um retiro mais tranquilo, o Parador de Chinchón ocupa um mosteiro do século XV.
• Barcelona: o Hilton Diagonal Mar tem 433 quartos, 22 salas de reunião e um grande salão de baile de 1.001 m², tudo em um único local.

A Solara DMC pode propor um revezamento de destinos de um ano para o outro, mantendo o mesmo método e os mesmos interlocutores. Pergunte-nos sobre a disponibilidade para o seu próximo evento.