Defina os objetivos antes, e não depois
A medição começa antes da partida. Uma empresa remota que reúne sua equipe quase sempre tem vários motivos em mente: fortalecer a confiança, alinhar prioridades, lançar um projeto, receber novas pessoas. Se esses motivos não estiverem por escrito, não será possível saber depois se o encontro valeu a pena.
A GitLab oferece um exemplo público de objetivo claramente declarado: seu handbook explica que o evento da empresa busca construir confiança por meio de conexões sociais, na expectativa de mais motivação, produtividade e retenção. A empresa também afirma que o evento não é uma viagem de premiação, uma conferência nem férias.
Para o seu próprio encontro, sugerimos limitar a lista a dois ou três objetivos, cada um com uma pergunta simples.
- Relacionamentos: quem quer conhecer melhor quem, entre quais equipes?
- Alinhamento: quais decisões estratégicas devem sair desses dias?
- Integração: como os recém-chegados encontram seu lugar?
Compartilhe esses objetivos com os participantes antes da viagem. Eles também devem orientar a programação: o que não serve a nenhum objetivo pode ficar em videochamada.
O que empresas totalmente remotas já medem
As práticas públicas são modestas e, justamente por isso, úteis.
- Zapier faz perguntas abertas após cada retiro: o que foi incrível na viagem e o que deve ser feito de outra forma na próxima vez. Pergunta também sobre os formatos (unconferences, mesas-redondas, dia de equipe) e deixa um campo para outros comentários. O feedback teve efeitos concretos: a empresa deixou de associar seu retiro a uma conferência depois de constatar que os participantes estavam cansados e dispersos.
- GitLab usou uma pesquisa realizada após seu evento de 2019 para preparar o seguinte, e acompanha a participação: cerca de 575 pessoas tomaram parte, com taxa de presença de 86%, segundo seu relato público. Pedidos dos participantes (informações antecipadas sobre atividades em grupos grandes, refeições com lugares sorteados) alimentaram as mudanças.
- Doist documenta, ano após ano, seus retiros anuais e minirretiros por equipe, o que permite comparar locais e formatos.
- Basecamp cria um novo espaço de projeto para cada encontro, reunindo mensagens, cronograma e documentos em um só lugar: o histórico fica preservado.
O ponto em comum: fazem poucas perguntas, mas sempre perguntam, e agem conforme as respostas para a próxima vez.
Acompanhar decisões e ações
Um encontro que produz boas conversas, mas nenhuma decisão, deixa pouco legado. Para empresas remotas, o registro escrito é a memória, e é aí que a medição deve acontecer.
- Um registro de decisões mantido durante o encontro: o tema, a decisão, quem é responsável por ela e o prazo.
- Uma revisão em trinta dias: o que avançou, o que mudou de natureza, o que continuou travado?
- Uma revisão em noventa dias: os relacionamentos criados no encontro aparecem no trabalho do dia a dia, por exemplo em projetos conduzidos entre equipes que antes não colaboravam?
Esses indicadores são qualitativos e específicos para você. Não publicamos nenhum número de referência: nem o nosso nem o do mercado valem tanto quanto o acompanhamento das suas próprias decisões.
Relacionamentos, isolamento e retenção: cautela
É tentador relacionar um encontro à retenção das equipes, mas isso é difícil. Muitos fatores influenciam a saída de uma pessoa, e uma semana presencial não pode ser comparada a um grupo de controle.
O que as fontes públicas permitem afirmar é mais modesto. A GitLab apresenta a retenção como um resultado esperado da confiança construída pessoalmente, e não como um número medido. Na pesquisa State of Remote Work da Buffer (edição de 2020), colaboração, comunicação e solidão estão entre as principais dificuldades citadas pelos respondentes: são problemas que um encontro pode ajudar a enfrentar, sem pretender resolvê-los.
Na prática, você pode acompanhar, de forma qualitativa e com cuidado:
- as saídas e chegadas nos meses seguintes, sem tirar daí uma relação causal automática;
- uma pergunta simples na sua pesquisa regular: “Conheço colegas o suficiente para pedir ajuda”;
- a integração dos recém-contratados, por meio de uma conversa com o gestor.
Esses elementos só fazem sentido quando lidos em conjunto e ao longo de várias edições.
Fechar o ciclo: retornos, relatório e a próxima edição
Na maioria das vezes, a diferença está na disciplina, e não na ferramenta de medição: enviar o questionário nos dois ou três dias seguintes, publicar um breve resumo para toda a equipe, anunciar o que será mudado na próxima vez. A Zapier faz isso perguntando o que deve mudar; a GitLab ajustou seu programa com base nos retornos.
Do nosso lado, a Solara DMC organiza a estadia na Espanha: hospedagem, salas, restaurantes, atividades e transfers. Construímos a programação com você em torno dos seus objetivos, reservamos tempos para o questionário e o registro de decisões, e entregamos a programação real para que você possa comparar de uma edição para a outra. Escreva para nós com as suas datas: retornamos com a disponibilidade.
Perguntas frequentes
Quais indicadores acompanhar após um offsite de equipe distribuída?
Comece com três: as respostas a uma pesquisa enviada nos dias seguintes, um registro de decisões revisado em trinta e depois em noventa dias, e sinais de nova colaboração entre equipes. Acrescente a participação se o seu encontro for opcional.
É possível provar que um encontro melhora a retenção?
Raramente. Muitos fatores estão em jogo. A GitLab fala da retenção como um objetivo esperado. Recomendamos acompanhar a evolução ao longo de várias edições, sem prometer uma relação causal.
Quando enviar o questionário de satisfação?
Nos dois ou três dias seguintes, enquanto as lembranças estão frescas. A Zapier envia o seu ao final de cada retiro, com perguntas abertas sobre o que funcionou e o que deve mudar.
A Solara DMC fornece números de referência sobre impacto?
Não. Preferimos ajudar você a definir seus próprios objetivos e a registrar a programação real da sua estadia. Pergunte-nos sobre a disponibilidade para o seu próximo evento.
Solara DMC · Atualizado
