フルリモートチーム：対面で会う頻度はどのくらいが適切か？

分散したチームとの話し合いでは、ほぼ必ずこの質問が出ます。対面で会う頻度はどのくらいが適切か。完全リモート企業の公開された実践を見ると、単一の正解はありませんが、役立つ目安はあります。

答えを左右するのは、人数、タイムゾーンの数、共同で作り上げる必要のある仕事の割合、そして一人ひとりが移動に費やせる時間が現実的にどのくらいかです。

• 年1回の大規模な集まり：Automattic と GitLab。 Automatticの「Grand Meetup」は、パンデミック以前、年に1週間、全社で開かれていました。GitLabは年次の集まり（Summit、後にContribute）を開いており、参加は任意です。同社は、2019年までイベントの規模がほぼ毎年倍増したと述べています。1年前から計画するのが当たり前で、Automatticでは準備がおよそ1年前に始まり、イベントの6か月前からは専任で取り組みます。
• 年2回の合宿：Zapier。 Zapierは、冬と夏にそれぞれ4日間の合宿を行い、任意の自由日と2日の移動日を設けていると説明しています。これまでに10回開催し、7人から185人までのチームを対象としてきました。
• 年次＋チーム単位：Doist。 Doistのハンドブックによれば、2015年以降、チーム全体の年次合宿を続けており（メノルカ島に始まり、その後レイキャビク、アテネ、サンティアゴ・デ・チレ、アゾレス諸島、そして2022年にはペルティサウ）、それに加えて、個々のチームが1週間集中して作業する小規模な合宿も行っています。世界各地で複数のチームが同時期に集まることもあります。
• 約1年の間隔：Buffer。 2017年2月のマドリードでの合宿は同社の第8回で、チームは前回のハワイでの合宿から12か月が過ぎたと書いていました。

パンデミックの間は、すべてが止まったことにも注意が必要です。Doistは2020年と2021年に合宿を開かず、Automatticはイベントを一時停止してから、より小規模な集まりを再開しました。リズムは柔軟に調整できるものにしておくべき、というのが有益な教訓です。

2つの形式は、同じニーズに応えるものではありません。

• 全社単位：戦略的な方向性の共有、文化、部門横断的な出会い、新しく入った人の受け入れ。GitLabは、イベント期間中に新入社員が初日を迎えるよう勧めており、2019年には、入社直後の60人から70人がニューオーリンズへ移動しました。
• チームごと：集中した作業（プロダクト、デザイン、サポート）、共同制作のワークショップ、プロジェクトのキックオフ。これらの集まりはより短く、より焦点を絞ったもので、スケジュールにも組み込みやすくなります。

30人のチームと600人の組織では、制約が同じではありません。人数が増えるほど、大きなイベントは企画が重くなり、チーム単位の小規模な形式の魅力が増していきます。

いくつかの簡単な問いが判断の助けになります。

• どの判断に全員が同じ場にいる必要がありますか？ 戦略や組織再編が進行中であれば、より近い間隔での集まりが正当化されます。
• 新しく入った人はどのくらいいますか？ 採用が多いチームは、信頼は対面で築かれるため、より頻繁に集まるメリットがあります。
• 移動による人への負担はどれくらいですか？ 4日間の作業に加えて2日間の移動は、丸1週間になります。Zapierは、家族にも配慮し、任意の自由日を設けた形式を考案しました。
• リモートで本当に何ができますか？ Zapierは、オンラインで一緒にはできないことのために1週間を取っておく、というルールを自らに課しています。

妥当な出発点は、全員が参加する年1回の集まりを設け、必要に応じて、より短いチーム単位の集まりを追加することです。

チームを毎年、あるいは年に複数回集めるなら、繰り返しやすさが重要です。スペインには、互いに近距離の飛行で結ばれた複数の都市があり、物流を変えずに会場の雰囲気だけを変えられる利点があります。

• マドリード：Hilton Madrid Airport はMadrid-BarajasとIFEMAから車で約5分で、約1,700 m²の会議スペースを備えています。より落ち着いた合宿には、15世紀の修道院を利用したParador de Chinchón があります。
• バルセロナ：Hilton Diagonal Mar は、433室の客室、22の会議室、そして1,001 m²の大きな宴会場を、一つの敷地内に備えています。

Solara DMCでは、同じ方法と同じ担当者のまま、年ごとに開催地を交互に提案することもできます。次回のイベントの空き状況については、お気軽にお問い合わせください。