全遠端團隊：多久應該面對面聚會一次？

幾乎每一場與分散式團隊的對話都會提到這個問題：我們應該多久面對面聚會一次？全遠端企業的公開做法顯示，並沒有單一答案，但有一些實用的參考基準。

影響答案的因素包括：員工人數、時區數量、工作需要共同創作的程度，以及每位員工能合理投入在差旅上的時間。

• 每年一次大型聚會：Automattic 與 GitLab。 Automattic 的 Grand Meetup 是每年一次、為期一週、全公司參與的活動，疫情前即是如此。GitLab 每年舉辦一次聚會（最初稱為 Summit，後改名為 Contribute），參加並非強制，但該公司表示直到 2019 年，活動規模幾乎每年都翻倍。提前一年規劃是常態：Automattic 大約在活動前一年就開始籌備，並在活動前六個月全面投入。
• 每年兩次靜修：Zapier。 Zapier 說明其一年舉辦兩次靜修，分別在冬季與夏季，每次為期四個完整的工作日，另加一個可選的自由日與兩個差旅日。目前已舉辦十次，參與團隊從 7 人到 185 人不等。
• 全公司加團隊級：Doist。 Doist 的員工手冊指出，自 2015 年起，全公司每年都有一次年度靜修（先後在梅諾卡島、雷克雅維克、雅典、智利聖地牙哥、亞速群島，以及 2022 年的奧地利 Pertisau 舉行），並搭配迷你靜修，由各團隊在世界各地各自聚集一週專注工作。有時幾個團隊會在同一時間於世界各地聚會。
• 約一年一次：Buffer。 其 2017 年 2 月在馬德里的靜修是公司第 8 次，團隊在文章中寫道，距離上一次在夏威夷的靜修已過了十二個月。

另請注意，疫情期間一切都暫停了：Doist 在 2020 與 2021 年都沒有舉辦靜修，Automattic 也在恢復較小型的聚會前暫停了活動。這是一個有用的提醒：節奏應該保持可調整。

兩種形式滿足的需求不同。

• 全公司：策略共識、企業文化、跨團隊交流，以及歡迎新進員工。GitLab 甚至鼓勵新進員工在活動期間的第一天就開始上班，2019 年有 60 至 70 位新人在簽約後立即前往紐奧良參加。
• 逐一團隊：深度工作（產品、設計、客服）、共同創作的工作坊，以及啟動專案。這類會議較短、目標更明確，也比較容易排進行事曆。

一個 30 人的團隊與一個 600 人的組織所面臨的限制並不相同。隨著人數增加，一場大型活動的籌辦負擔會越來越重，團隊級的形式就越顯吸引力。

以下幾個簡單的問題有助於做出決定。

• 哪些決策需要全員在同一個房間裡討論？ 若正在醞釀策略或組織重整，安排較密集的聚會便有其必要。
• 有多少人是新進員工？ 招募頻繁的團隊，更常聚會會有幫助，因為信任是在面對面中建立的。
• 差旅對人的負擔有多大？ 四天工作加兩天差旅，就等於一整週。Zapier 的做法考量了員工的家庭生活，因此設計了可選的自由日。
• 哪些事情真正可以遠端完成？ Zapier 為自己訂下規則：只把這一週留給無法線上共同完成的事。

一個合理的起點是：每年一次全員聚會，之後若有需要，再安排較短的團隊級會議。

如果您每年或每年多次舉辦團隊聚會，能否輕鬆重複舉辦就十分重要。西班牙的優勢在於多個城市之間的航程都很短，讓您可以更換地點，而不必改變後勤安排。

• 馬德里：Hilton Madrid Airport 距離 Madrid-Barajas 機場與 IFEMA 約 5 分鐘車程，擁有約 1,700 m² 的會議空間。若想要更寧靜的靜修，Parador de Chinchón 位於一座 15 世紀的修道院中。
• 巴塞隆納：Hilton Diagonal Mar 擁有 433 間客房、22 間會議室，以及一座 1,001 m² 的大型宴會廳，全部位於同一地點。

Solara DMC 可以為您逐年規劃輪替的目的地，同時維持相同的方法與聯絡窗口。歡迎詢問下一場活動的檔期。