Full-Remote-Team: Wie oft sollte man sich persönlich treffen?

Diese Frage kommt in fast jedem Gespräch mit verteilten Teams auf: Wie oft sollten wir uns persönlich treffen? Die öffentlichen Praktiken vollständig remote arbeitender Unternehmen zeigen, dass es keine einzige Antwort gibt, wohl aber brauchbare Richtwerte.

Was die Antwort verändert: die Zahl der Beschäftigten, die Zahl der Zeitzonen, der Anteil der Arbeit, der gemeinsame Gestaltung verlangt, und die Zeit, die jede Person vernünftigerweise auf Reisen verbringen kann.

• Ein großes Jahrestreffen: Automattic und GitLab. Die Grand Meetup von Automattic ist eine Woche im Jahr mit dem gesamten Unternehmen, schon vor der Pandemie. GitLab veranstaltet ein jährliches Treffen (Summit, später Contribute), das nicht verpflichtend ist, und gibt an, dass sich die Veranstaltung bis 2019 jedes Jahr nahezu verdoppelt habe. Eine Planung ein Jahr im Voraus ist die Norm: Bei Automattic beginnt die Vorbereitung etwa ein Jahr vorher und wird sechs Monate vor der Veranstaltung zur Vollzeitaufgabe.
• Zwei Retreats pro Jahr: Zapier. Zapier erklärt, dass es ein Retreat im Winter und eines im Sommer veranstaltet, jeweils vier volle Tage, mit einem optionalen freien Tag und zwei Reisetagen. Es hat zehn Retreats für Teams mit 7 bis 185 Personen durchgeführt.
• Jährlich plus pro Team: Doist. Das Handbuch von Doist beschreibt seit 2015 ein jährliches Retreat für das gesamte Team (Menorca, dann Reykjavík, Athen, Santiago de Chile, die Azoren und 2022 Pertisau), ergänzt durch Mini-Retreats, bei denen einzelne Teams eine Woche konzentriert gemeinsam arbeiten. Zeitweise treffen sich mehrere Teams gleichzeitig, weltweit verteilt.
• Etwa ein Jahr Abstand: Buffer. Das Retreat in Madrid im Februar 2017 war das achte des Unternehmens, und das Team schrieb, dass seit dem vorherigen, auf Hawaii, zwölf Monate vergangen waren.

Beachten Sie außerdem, dass während der Pandemie alles zum Stillstand kam: Doist hielt 2020 und 2021 kein Retreat ab, und Automattic setzte seine Veranstaltung aus, bevor kleinere Treffen wieder aufgenommen wurden. Eine nützliche Erinnerung: Ein Rhythmus sollte anpassbar bleiben.

Die beiden Formate erfüllen nicht dieselben Bedürfnisse.

• Gesamtes Unternehmen: strategische Abstimmung, Kultur, teamübergreifende Begegnungen, Willkommen für Neuankömmlinge. GitLab ermutigt neue Mitarbeitende sogar, ihren ersten Tag während der Veranstaltung zu beginnen, und 60 bis 70 von ihnen reisten 2019 direkt nach Vertragsunterzeichnung nach New Orleans.
• Team für Team: konzentrierte Arbeit (Produkt, Design, Support), Workshops zur gemeinsamen Gestaltung, der Start eines Projekts. Diese Treffen sind kürzer, gezielter und lassen sich leichter in die Terminkalender einfügen.

Ein Team mit 30 Personen hat nicht dieselben Zwänge wie eine Organisation mit 600. Mit wachsender Belegschaft wird ein großes Event schwerer zu organisieren, und Formate pro Team werden attraktiver.

Einige einfache Fragen helfen bei der Entscheidung.

• Welche Entscheidungen erfordern, dass alle im selben Raum sind? Wenn eine Strategie oder Umstrukturierung ansteht, ist ein engerer Austausch gerechtfertigt.
• Wie viele Personen sind neu? Ein Team, das viel einstellt, profitiert davon, sich häufiger zu treffen, weil Vertrauen vor Ort entsteht.
• Welche menschliche Belastung bringt die Reise mit sich? Vier Arbeitstage plus zwei Reisetage ergeben eine volle Woche. Zapier hat ein Format entwickelt, das Familien berücksichtigt, mit einem optionalen freien Tag.
• Was können Sie tatsächlich aus der Distanz leisten? Zapier hat sich die Regel gegeben, die Woche für das zu reservieren, was online nicht gemeinsam erledigt werden kann.

Ein sinnvoller Ausgangspunkt: ein jährliches Treffen für alle und, falls der Bedarf entsteht, kürzere Treffen pro Team.

Wenn Sie Ihr Team jedes Jahr oder mehrmals im Jahr zusammenbringen, zählt die Wiederholbarkeit. Spanien hat den Vorteil, dass mehrere Städte nur einen kurzen Flug voneinander entfernt liegen. So lässt sich das Umfeld wechseln, ohne die Logistik zu verändern.

• Madrid: Das Hilton Madrid Airport liegt etwa 5 Minuten von Barajas und IFEMA entfernt und bietet rund 1.700 m² Tagungsfläche. Für ein ruhigeres Retreat befindet sich das Parador de Chinchón in einem Kloster aus dem 15. Jahrhundert.
• Barcelona: Das Hilton Diagonal Mar verfügt über 433 Zimmer, 22 Tagungsräume und einen großen Ballsaal mit 1.001 m², alles auf einem Gelände.

Solara DMC kann Ihnen von einem Jahr zum nächsten wechselnde Reiseziele vorschlagen, bei gleicher Methode und denselben Ansprechpersonen. Fragen Sie uns nach den Verfügbarkeiten für Ihre nächste Veranstaltung.