Princípios de um offsite remoto bem-sucedido
Uma equipe distribuída não vai a um offsite para fazer o que já faz à distância. Vai para o que a tela faz mal: a conversa espontânea, as refeições compartilhadas, as decisões que exigem debate e a confiança. Um bom programa, portanto, protege esses momentos.
O guia público da Zapier é uma referência útil. Ele descreve retiros de uma semana, compostos por quatro dias completos de trabalho, mais um dia livre opcional, com dois dias de viagem em cada extremidade. O trabalho assume duas formas: o hackathon, em que as equipes constroem um projeto ao longo de três dias e depois o apresentam, e a unconference, em que os participantes propõem e conduzem eles mesmos sessões de 40 minutos. A Zapier combina ainda jogos, karaokê, trilhas ou roteiros gastronômicos, conforme o lugar.
Nossa proposta mantém esse espírito em um formato mais enxuto: quatro dias no local, dois deles dedicados à colaboração e um ritmo que não preenche cada hora. Adapte-a ao tamanho da equipe, ao tempo disponível de cada um e à cidade escolhida.
Dia 1: chegar, se reencontrar, entrar no ritmo
Manhã e início da tarde: recepção no aeroporto ou na estação, transfers por ondas, entrega dos quartos. Nenhuma reunião: as pessoas viajaram, muitas vezes à noite ou atravessando fusos horários.
Fim da tarde: uma abertura curta, de 45 minutos no máximo. A liderança relembra a intenção dos quatro dias, apresenta o programa e abre espaço para perguntas. Em seguida, uma dinâmica simples de apresentação, que mistura as equipes em vez de deixar cada um reencontrar seus vizinhos do Slack.
Noite: um jantar informal em um restaurante do bairro, em mesas mistas, sem discursos. Uma caminhada guiada ou um roteiro de tapas permite descobrir a cidade em pequenos grupos, conversando sobre outros assuntos além do trabalho. Em Madri, por exemplo, um roteiro de tapas pelo bairro de La Latina combina bem com esse formato.
O objetivo do primeiro dia é que, na hora de dormir, cada um tenha conversado com pelo menos três pessoas que não conhecia pessoalmente.
Dia 2: trabalhar juntos no que exige presença
Manhã: uma plenária estratégica de 90 minutos, nem um minuto a mais. Direção, resultados do ano, grandes decisões à frente, com tempo reservado para perguntas. Evite apresentações que poderiam ter sido enviadas em vídeo antes do offsite.
Fim da manhã: oficinas em pequenos grupos de 8 a 12 pessoas sobre dois ou três temas concretos (prioridades do ano, forma de trabalho entre equipes, produtos a melhorar). O formato unconference da Zapier, em que os participantes propõem os temas, funciona bem aqui, pois deixa a equipe decidir o que importa.
Almoço: longo, sentado, sem celulares na mesa.
Tarde: as oficinas continuam, seguidas de uma apresentação de 5 minutos por grupo. Duas horas de tempo livre encerram a tarde, para descansar, caminhar ou responder a uma mensagem urgente.
Noite: jantar em sala privada ou restaurante, com uma atividade leve: uma degustação de vinhos ou, se estiverem em Madri ou em Sevilha, um espetáculo de flamenco.
Dia 3: construir, brincar, sair
Manhã: um sprint de projetos em equipes mistas, inspirado no hackathon. Cada equipe recebe um desafio real da empresa (melhorar o onboarding, simplificar um processo, propor uma nova funcionalidade) e tem algumas horas para apresentar uma proposta. A Zapier cita o Formatter by Zapier entre os projetos nascidos de seus hackathons, prova de que esse formato pode gerar algo concreto.
Almoço: refeição local, no local ou fora dele.
Tarde: atividade coletiva fora da sala de reuniões. Conforme a cidade: culinária e visita a um mercado em Madri ou Valência, degustação de vinhos em uma bodega, passeio de bicicleta, uma regata ou uma trilha nas Baleares. A ideia é compartilhar uma atividade em que ninguém é especialista, o que apaga hierarquias.
Noite: uma noite mais festiva. Um jantar de gala não é obrigatório; muitas equipes preferem algo mais simples, com música e conversa livre. Defina um horário de término razoável: o dia seguinte também importa.
Dia 4: concluir, assumir compromissos, partir
Manhã: apresentação dos projetos da véspera, seguida de um momento de compromissos. Cada equipe anota três ações concretas que vai tomar ao voltar, com um responsável e uma data. É isso que impede o offsite de se dissolver assim que o avião pousar.
Fim da manhã: uma breve palavra de encerramento da liderança e, em seguida, um questionário de feedback rápido. A Zapier afirma coletar opiniões após cada retiro sobre o que funcionou e o que deve mudar, uma prática simples que vale a pena adotar.
Almoço: refeição leve de despedida.
Tarde: partidas escalonadas conforme os voos; um guarda-volumes no hotel e um transfer agrupado para o aeroporto evitam estresse de última hora. Se a equipe quiser, um dia livre extra permite que quem prolongar a estadia aproveite a cidade.
Para escolher a cidade e o hotel deste offsite, veja nosso artigo sobre os motivos para preferir a Espanha em uma empresa remota. Envie-nos suas datas e voltaremos com a disponibilidade.
Perguntas frequentes
Por que quatro dias, e não dois ou três?
Para uma equipe que só se encontra pela tela, um primeiro dia é necessário para se reencontrar. Com dois dias de trabalho e um de atividades, o formato continua sustentável sem esgotar os participantes. Para um comitê menor, dois ou três dias podem bastar.
Qual parte do tempo deve ser dedicada ao trabalho?
Cerca da metade das horas úteis: plenária, oficinas e sprint de projetos. O restante deve ser reservado para refeições, atividades e tempo livre. Uma programação excessivamente densa cansa, sobretudo presencialmente, depois de uma viagem.
É possível adaptar o programa a uma equipe pequena?
Sim. Para uma equipe de algumas dezenas de pessoas, um único hotel basta para o trabalho, as refeições e a hospedagem. Ajustamos oficinas e atividades ao número de participantes.
Quem conduz as oficinas?
Normalmente vocês: suas equipes conhecem os temas. Podemos recomendar um facilitador, se desejar, e cuidamos da sala, do equipamento e do cronograma. Envie-nos suas datas e voltaremos com a disponibilidade.
Solara DMC · Atualizado
