Offsite voor een team over meerdere tijdzones: een praktische gids

Voor een volledig remote team is de offsite vaak de enige kans om elkaar te zien. Wanneer deelnemers uit Amerika, Europa en Azië komen, ligt het echte vraagstuk niet bij het programma maar bij de logistiek: wie komt wanneer aan, na hoeveel vlieguren, en met hoeveel energie.

GitLab vat het samen: het moeilijkste is iedereen samen te houden. Bij zijn evenementen hanteert het bedrijf onder meer deze criteria: vervoerskosten voor een wereldwijd verspreid team, het gemak om visa te krijgen, en een hotel dat kamers, vergaderruimte en catering samen kan aanbieden.

De keuze van de stad berust op een paar eenvoudige criteria.

• Hubs. Madrid-Barajas en Barcelona-El Prat zijn grote internationale luchthavens, wat overstappen voor een verspreid team beperkt.
• Tijd tussen luchthaven en hotel. Het Hilton Madrid Airport ligt op ongeveer 5 minuten van Barajas en IFEMA. Na een lange vlucht telt dat.
• Eén locatie. Het Hilton Madrid Airport beschikt over circa 1.700 m² vergaderruimte, waaronder de zaal Isabela van 450 m² (400 personen in theateropstelling). In Barcelona telt het Hilton Diagonal Mar 433 kamers, 22 vergaderzalen en een ballroom van 1.001 m².
• Een centrale tijdzone. Spanje loopt doorgaans zes uur voor op de oostkust van de VS, waardoor beide zijden van de Atlantische Oceaan dichter bij elkaar komen voor livesessies met externe deelnemers.

Buffer hield zijn retraite van februari 2017 in Madrid voor zijn team van 75 personen. De aanpak: eerst onderzoek met lokale experts, daarna een stemming onder het hele bedrijf over de bestemming, en een teamlid dat vooraf naar de locatie werd gestuurd om die te controleren.

Enkele regels uit onze praktijk en uit de openbare werkwijzen van gedistribueerde teams.

• Plan een reisdag vóór en na. Zapier structureert zijn week als vier volle dagen, omlijst door twee reisdagen.
• Laat sommige profielen eerder komen. Zapier laat het oprichtersteam en internationale reizigers een dag eerder aankomen. Dat geeft ook tijd om de locatie voor te bereiden en beperkt de impact op de bereikbaarheid van het team.
• Laat ruimte in de vluchten. Buffer laat medewerkers hun eigen vervoer regelen, en sommigen komen weken vooraf aan of blijven na de retraite nog.
• Groepeer transfers per aankomstgolf. Wij organiseren een welkom op de luchthaven en shuttles per golf van aankomsten, met één vast aanspreekpunt.
• Voorzie een bagageruimte. Een ruimte waar bagage kan worden achtergelaten voordat de kamers klaar zijn, voorkomt wachttijden.

Jetlag pakt u aan met ritme, niet met wilskracht.

• Een lichte eerste dag. Laat beginnen, informeel welkom, een gezamenlijk diner in plaats van een plenaire van acht uur.
• Veeleisende sessies halverwege het verblijf. Beslissingsworkshops, hackathons of „unconferences” (zoals bij Zapier) werken het best zodra iedereen zijn ritme heeft gevonden.
• Pauzes en vrije tijd. Zapier plant een optionele vrije dag, wat ook gezinnen en herstel ten goede komt.
• Een Spaans etenstijdstip, maar niet verplicht. Laat dineren is de lokale norm; voor een moe team stellen wij een vroeger eerste avondmaal voor, en schuiven we het tijdstip geleidelijk op.

Lokale activiteiten (een dagtocht naar Toledo vanuit Madrid, een kookles, tapas, zeilen in Barcelona) zorgen ook voor verbinding zonder dat er veel concentratie nodig is.

We vertrekken van de kaart van uw teams: waar de deelnemers vandaan komen, wanneer ze landen, welke profielen eerder moeten aankomen. Daarop stellen wij de stad, het hotel, de kamers en een aankomstschema voor.

We coördineren welkom, transfers, catering en activiteiten, en blijven gedurende het verblijf bereikbaar. Twijfelt u tussen Madrid en Barcelona, of wilt u beide combineren? Stuur ons uw data en wij komen bij u terug met de beschikbaarheid.