複数の時差をまたぐチームのオフサイト：実践ガイド

完全リモートのチームにとって、オフサイトはお互いに直接顔を合わせられる数少ない機会であることが多いものです。参加者がアメリカ、ヨーロッパ、アジアから集まる場合、本当の課題はプログラムではなくロジスティクスです。誰がいつ到着するのか、何時間のフライトの後なのか、どれだけの体力が残っているのか。

GitLabは要点を次のようにまとめています。最も難しいのは、全員を一つにまとめておくことです。同社はイベントの選定基準として、グローバルに分散したチームの交通費、ビザ取得のしやすさ、そして客室・会議スペース・ケータリングを一括で提供できるホテルかどうかを挙げています。

都市の選定は、いくつかのシンプルな基準で決まります。

• ハブ空港。 Madrid-Barajas と Barcelona-El Prat は大規模な国際空港で、分散したチームの乗り継ぎを減らせます。
• 空港からホテルまでの時間。 Hilton Madrid Airport は Barajas と IFEMA から車で約5分です。長距離フライトの後には、この差が大きく響きます。
• 一か所で完結すること。 Hilton Madrid Airport には約1,700 m²の会議スペースがあり、そのうち450 m²の Isabela ルームは劇場形式で400名を収容できます。バルセロナの Hilton Diagonal Mar は433室、会議室22室、1,001 m²の宴会場を備えています。
• 中心的な時間帯。 スペインは一般に米国東海岸より約6時間進んでいます。そのため、遠隔参加者を含むライブセッションでも大西洋の両岸が近づきます。

Bufferは2017年2月、75名のチームのリトリートをマドリードで開催しました。そのアプローチは、まず現地の専門家に初期調査を依頼し、次に全社投票で目的地を決め、さらにチームメンバーを一人先に現地へ送って会場を確認させる、というものでした。

いくつかのルールは、私たちの運営経験と、分散型チームが公開している実践例に基づくものです。

• 前後に移動日を設けましょう。 Zapierは、二日間の移動日で挟んだ四日間の充実したプログラムで一週間を構成しています。
• 一部のメンバーを早めに到着させましょう。 Zapierでは、創業メンバーと海外からの参加者が一日早く到着しています。これにより会場の準備時間も確保でき、サポート体制への影響も抑えられます。
• フライトに柔軟性を持たせましょう。 Bufferはスタッフが自分で交通手段を手配できるようにしており、数週間前に到着する人やリトリート後も滞在を延ばす人もいます。
• 到着の波ごとに送迎をまとめましょう。 私たちは到着の波ごとに空港でのお出迎えとシャトルを手配し、窓口は一本化します。
• 荷物預かりスペースを用意しましょう。 客室の準備前に荷物を預けられる場所があれば、待ち時間を避けられます。

時差は意志の力ではなく、リズムで乗り切るものです。

• 軽めの初日。 開始は遅めにし、くだけた歓迎の場を設け、八時間におよぶ全体会議ではなく、皆で囲む夕食にしましょう。
• 中盤には負荷の高いセッション。 意思決定ワークショップ、ハッカソン、または（Zapierのような）「アンカンファレンス」は、全員が自分のリズムを取り戻した後に最も効果を発揮します。
• 休憩と自由時間。 Zapierは任意参加の自由日を設けています。これはご家族のためや、心身の回復にも役立ちます。
• スペイン式の遅い夕食。ただし強制はしない。 遅めの夕食はその土地の習慣です。疲れているチームには、初日の夜は早めの時間を提案し、少しずつ遅い時間に寄せていくことをお勧めします。

マドリードからトレドへの日帰り観光、料理教室、タパス、バルセロナでのセーリングなどの現地アクティビティも、集中力を求めずに仲間意識を育むのに役立ちます。

まず、チームの構成を把握することから始めます。参加者がどこから来るのか、いつ到着するのか、どのメンバーを先に到着させる必要があるのか。そこから、都市、ホテル、会議室、到着スケジュールをご提案します。

歓迎、送迎、ケータリング、アクティビティを手配し、滞在期間中はずっと連絡可能な体制を整えます。マドリードとバルセロナのどちらにするか迷っている場合、あるいは両方を組み合わせたい場合は、日程をお知らせください。空き状況とともに折り返しご連絡いたします。