Offsite para uma equipe em vários fusos horários: um guia prático

Para uma equipe 100% remota, o offsite costuma ser a única chance de se ver. Quando os participantes vêm das Américas, da Europa e da Ásia, o verdadeiro problema não é a programação, e sim a logística: quem chega quando, depois de quantas horas de voo, com que nível de energia.

A GitLab resume bem: o mais difícil é manter todo mundo junto. Para os seus eventos, a empresa lista entre os critérios o custo de transporte para uma equipe distribuída pelo mundo, a facilidade para obter vistos e um hotel capaz de oferecer, ao mesmo tempo, quartos, salas de reunião e alimentação.

A escolha da cidade se baseia em alguns critérios simples.

• Hubs. Madri-Barajas e Barcelona-El Prat são grandes aeroportos internacionais, o que reduz as conexões para uma equipe dispersa.
• Tempo entre o aeroporto e o hotel. O Hilton Madrid Airport fica a cerca de 5 minutos de Barajas e do IFEMA. Depois de um voo longo, isso faz diferença.
• Um único local. O Hilton Madrid Airport tem cerca de 1.700 m² de área para reuniões, incluindo a sala Isabela, de 450 m² (400 pessoas em auditório). Em Barcelona, o Hilton Diagonal Mar tem 433 quartos, 22 salas de reunião e um salão de baile de 1.001 m².
• Um fuso intermediário. A Espanha fica, em geral, cerca de seis horas à frente da costa leste dos Estados Unidos, o que aproxima as duas margens do Atlântico em sessões ao vivo com participantes remotos.

A Buffer realizou seu retiro de fevereiro de 2017 em Madri, para uma equipe de 75 pessoas. A abordagem da empresa: especialistas locais para a primeira pesquisa, depois uma votação de toda a equipe sobre o destino, e um integrante enviado antecipadamente para verificar o local.

Algumas regras que vêm da nossa operação e das práticas públicas de equipes distribuídas.

• Preveja um dia de viagem antes e depois. A Zapier estrutura sua semana em quatro dias completos, emoldurados por dois dias de viagem.
• Faça alguns perfis chegarem antes. A Zapier traz a equipe fundadora e os viajantes internacionais um dia antes, o que também dá tempo para preparar o local e limita o impacto na cobertura do suporte.
• Deixe margem de flexibilidade nos voos. A Buffer deixa que os colaboradores organizem o próprio transporte, e alguns chegam semanas antes ou ficam depois do retiro.
• Agrupe os transfers por ondas de chegada. Organizamos a recepção no aeroporto e os traslados por grupos de chegada, com um único ponto de contato.
• Reserve uma sala de acolhimento. Um espaço para deixar a bagagem antes que os quartos estejam prontos evita esperas.

O jet lag se administra pelo ritmo, não pela força de vontade.

• Um primeiro dia leve. Início tardio, recepção informal, jantar em conjunto em vez de uma plenária de oito horas.
• Sessões exigentes no meio da estadia. Oficinas de decisão, hackathons ou “unconferences” (como na Zapier) funcionam melhor quando todos já retomaram o ritmo.
• Pausas e tempo livre. A Zapier prevê um dia livre opcional, que também ajuda as famílias e a recuperação.
• Jantar no horário espanhol, mas sem imposição. Jantar tarde é o costume local; para uma equipe cansada, propomos uma primeira noite mais cedo e depois aproximamos o horário gradualmente.

As atividades locais (um passeio de um dia a Toledo saindo de Madri, uma aula de culinária, tapas, vela em Barcelona) também criam vínculos sem exigir concentração.

Partimos do mapa das suas equipes: de onde vêm os participantes, a que horas pousam, quais perfis precisam chegar antes. A partir daí, propomos a cidade, o hotel, as salas e um cronograma de chegadas.

Coordenamos recepção, transfers, alimentação e atividades, e permanecemos acessíveis durante toda a estadia. Se você está em dúvida entre Madri e Barcelona, ou quer combinar as duas, envie-nos suas datas e voltaremos com a disponibilidade.