Offsite pour une équipe sur plusieurs fuseaux horaires : le guide

Pour une équipe 100 % à distance, l'offsite est souvent la seule occasion de se voir. Quand les participants viennent d'Amérique, d'Europe et d'Asie, le vrai sujet n'est pas le programme, c'est la logistique : qui arrive quand, après combien d'heures de vol, avec quelle énergie.

GitLab le résume bien : le plus difficile est de garder tout le monde ensemble. Pour ses événements, l'entreprise liste parmi ses critères le coût de transport pour une équipe répartie dans le monde, la facilité d'obtention des visas, et un hôtel capable d'accueillir à la fois chambres, salles de réunion et restauration.

Le choix de la ville se fait sur quelques critères simples.

• Les hubs. Madrid-Barajas et Barcelone-El Prat sont de grands aéroports internationaux, ce qui réduit les escales pour une équipe dispersée.
• Le temps entre l'aéroport et l'hôtel. Le Hilton Madrid Airport est à environ 5 minutes de Barajas et d'IFEMA. Après un long-courrier, cela compte.
• Un site unique. Le Hilton Madrid Airport compte environ 1 700 m² d'espaces de réunion, dont la salle Isabela de 450 m² (400 personnes en théâtre). À Barcelone, le Hilton Diagonal Mar compte 433 chambres, 22 salles de réunion et une salle de bal de 1 001 m².
• Un fuseau central. L'Espagne se situe en général à environ six heures devant la côte est des États-Unis, ce qui rapproche les deux rives de l'Atlantique pour les séances en direct qui rassemblent des participants à distance.

Buffer a organisé sa retraite de février 2017 à Madrid pour son équipe de 75 personnes. Sa démarche : des experts locaux pour la première recherche, puis un vote de toute l'équipe sur la destination, et un membre envoyé sur place en amont pour vérifier le lieu.

Quelques règles issues de nos opérations et des pratiques publiques d'équipes distribuées.

• Prévoir un jour de voyage avant et après. Zapier structure sa semaine en quatre jours pleins, encadrés de deux jours de voyage.
• Faire arriver certains profils plus tôt. Zapier fait venir l'équipe fondatrice et les voyageurs internationaux un jour à l'avance, ce qui laisse aussi le temps de préparer le lieu et limite l'impact sur la couverture du support.
• Laisser une marge de manœuvre sur les vols. Buffer laisse ses collaborateurs organiser eux-mêmes leur transport, et certains arrivent des semaines avant ou restent après la retraite.
• Regrouper les transferts par créneaux. Nous organisons un accueil à l'aéroport et des navettes par vagues d'arrivées, avec un point de contact unique.
• Prévoir une salle d'accueil. Un espace où déposer les bagages avant l'heure d'accès aux chambres évite les attentes.

Le décalage se gère par le rythme, pas par la volonté.

• Un premier jour léger. Démarrage tardif, accueil informel, dîner commun plutôt qu'une plénière de huit heures.
• Les sessions exigeantes en milieu de séjour. Atelier de décision, hackathon ou « unconference » (comme chez Zapier) fonctionnent mieux quand tout le monde a repris son rythme.
• Des pauses et un temps libre. Zapier prévoit une journée libre facultative, qui sert aussi aux familles et à la récupération.
• Un dîner à l'heure espagnole, mais pas forcé. Dîner tard est la norme locale ; pour une équipe fatiguée, nous proposons une première soirée plus tôt, puis nous rapprochons progressivement l'horaire.

Les activités locales (visite de Tolède au départ de Madrid, atelier de cuisine, tapas, voile à Barcelone) servent aussi à créer du lien sans effort de concentration.

Nous partons de la carte de vos équipes : d'où viennent les participants, à quelles heures ils atterrissent, quels profils doivent arriver plus tôt. De là, nous proposons la ville, l'hôtel, les salles et un calendrier d'arrivées.

Nous coordonnons l'accueil, les transferts, la restauration et les activités, et restons joignables pendant tout le séjour. Si vous hésitez entre Madrid et Barcelone, ou souhaitez combiner les deux, écrivez-nous vos dates : nous revenons vers vous avec les disponibilités.