Offsite para un equipo repartido en varios husos horarios: guía práctica

En un equipo 100 % a distancia, el offsite suele ser la única ocasión de verse. Cuando los participantes vienen de América, Europa y Asia, el verdadero problema no es el programa, sino la logística: quién llega cuándo, tras cuántas horas de vuelo y con qué energía.

GitLab lo resume bien: lo más difícil es mantener a todos juntos. Para sus eventos, la empresa tiene en cuenta entre sus criterios el coste del transporte para un equipo distribuido por el mundo, la facilidad para obtener visados y un hotel capaz de ofrecer a la vez habitaciones, salas de reuniones y restauración.

La elección de la ciudad se basa en unos pocos criterios sencillos.

• Hubs. Madrid-Barajas y Barcelona-El Prat son grandes aeropuertos internacionales, lo que reduce las escalas para un equipo disperso.
• Tiempo entre el aeropuerto y el hotel. El Hilton Madrid Airport está a unos 5 minutos de Barajas y de IFEMA. Tras un vuelo de largo recorrido, eso cuenta.
• Un solo recinto. El Hilton Madrid Airport dispone de unos 1.700 m² de espacios para reuniones, entre ellos la sala Isabela de 450 m² (400 personas en formato teatro). En Barcelona, el Hilton Diagonal Mar cuenta con 433 habitaciones, 22 salas de reuniones y un salón de baile de 1.001 m².
• Una zona horaria central. España suele estar unas seis horas por delante de la costa este de Estados Unidos, lo que acerca ambas orillas del Atlántico para las sesiones en directo con participantes a distancia.

Buffer celebró su retiro de febrero de 2017 en Madrid con un equipo de 75 personas. Su método: expertos locales para la primera investigación, después una votación de todo el equipo sobre el destino y un miembro enviado con antelación para revisar el lugar.

Algunas reglas derivadas de nuestra operativa y de las prácticas públicas de equipos distribuidos.

• Prevea un día de viaje antes y otro después. Zapier organiza su semana en cuatro días completos enmarcados por dos días de viaje.
• Haga llegar antes a algunos perfiles. Zapier hace venir un día antes a su equipo fundador y a los viajeros internacionales, lo que además deja tiempo para preparar el lugar y limita el impacto en la cobertura de soporte.
• Deje margen en los vuelos. Buffer permite que sus colaboradores organicen su propio transporte, y algunos llegan con semanas de antelación o se quedan después del retiro.
• Agrupe los traslados por oleadas de llegada. Organizamos la bienvenida en el aeropuerto y las lanzaderas por oleadas de llegada, con un único punto de contacto.
• Prevea una sala de espera. Un espacio donde dejar el equipaje antes de que las habitaciones estén listas evita esperas.

El desfase horario se gestiona con el ritmo, no con la fuerza de voluntad.

• Un primer día ligero. Inicio tardío, bienvenida informal y una cena compartida en lugar de una plenaria de ocho horas.
• Sesiones exigentes a mitad de estancia. Los talleres de decisión, los hackatones o las «unconferences» (como en Zapier) funcionan mejor cuando todos han recuperado su ritmo.
• Pausas y tiempo libre. Zapier prevé un día libre opcional, que también sirve a las familias y a la recuperación.
• Una cena a la hora española, pero sin imponerla. Cenar tarde es la norma local; para un equipo cansado, proponemos una primera cena más temprano y después vamos retrasando el horario poco a poco.

Las actividades locales (una excursión a Toledo desde Madrid, una clase de cocina, tapas, navegación a vela en Barcelona) también crean vínculos sin exigir concentración.

Partimos del mapa de sus equipos: de dónde vienen los participantes, a qué hora aterrizan y qué perfiles deben llegar antes. A partir de ahí proponemos la ciudad, el hotel, las salas y un calendario de llegadas.

Coordinamos la bienvenida, los traslados, la restauración y las actividades, y seguimos disponibles durante toda la estancia. Si duda entre Madrid y Barcelona, o desea combinar ambas, envíenos sus fechas y le responderemos con la disponibilidad.