後からではなく、事前に目標を設定する
測定は出発の前に始まります。全員がリモートで働く会社がチームを集めるとき、その理由はたいてい複数あります。信頼関係の強化、優先事項の共有、プロジェクトの立ち上げ、新メンバーの歓迎などです。それらの理由が書き留められていなければ、後になって集まりが役に立ったかどうかは分かりません。
GitLabは、目的を明確に示した公開事例を提供しています。同社のハンドブックには、社内イベントが社会的なつながりを通じて信頼を築くことを目指し、それによってモチベーション、生産性、定着率が高まることを期待していると書かれています。また、このイベントは報奨旅行でも、カンファレンスでも、休暇でもないと明言しています。
自社の集まりについては、目標を2つか3つに絞り、それぞれに簡単な問いを添えることをお勧めします。
- 関係づくり：誰が、どのチーム同士で、互いをよりよく知りたいと思っているか？
- 方向性の共有：この数日間から、どの戦略的な決定を導き出すべきか？
- 受け入れ：新しく加わった人は、どのようにして自分の居場所を見つけるか？
参加者には渡航前に目標を共有しましょう。目標はプログラムの舵取りにもなります。どの目標にも役立たないものは、ビデオ通話に回しても構いません。
完全リモート企業がすでに測定していること
公開されている取り組みは控えめですが、まさにそのゆえに参考になります。
- Zapierは、リトリートのたびに自由形式の質問を投げかけています。どこが素晴らしかったか、次回は何を変えるべきか、といった内容です。また、形式（アンカンファレンス、ラウンドテーブル、チームデー）についても尋ね、その他のコメント欄も設けています。フィードバックは具体的な変化につながりました。参加者が疲れて散漫になっていると分かり、リトリートとカンファレンスを組み合わせるのをやめたのです。
- GitLabは、2019年のイベント後に実施したアンケートを次回の準備に活用し、参加状況も追跡しています。公開されている報告によると、約575人が参加し、出席率は86%でした。参加者からの要望（大人数のアクティビティについての事前情報、食事の席のランダム配置など）が改善に反映されました。
- Doistは、年次リトリートとチームごとのミニリトリートを毎年記録しており、開催地や形式を比較できるようになっています。
- Basecampは、集まりのたびに新しいプロジェクトスペースを作成し、メッセージ、スケジュール、ドキュメントを一か所にまとめています。これにより、記録が残ります。
共通しているのは、質問の数は多くないものの、必ず尋ね、その答えを次回に反映させている点です。
決定事項とアクションの追跡
良い会話は生まれても決定事項が残らない集まりは、ほとんど何も残しません。リモート企業にとって記録こそが記憶なので、測定もそこで行うのがよいでしょう。
- 決定事項の記録：集まりの間につけておきます。テーマ、決定内容、担当者、期限を記載します。
- 30日後の振り返り：何が前進したか、何の性質が変わったか、何が停滞したままか？
- 90日後の振り返り：集まりの中で生まれた関係が、日々の業務、たとえばこれまで協働していなかったチーム間のプロジェクトに表れているか？
これらの指標は定性的であり、あなたの組織に固有のものです。私たちは基準値となる数値は公表していません。私たちの数値も市場の数値も、ご自身の決定事項を追跡することには及ばないからです。
人間関係、孤立、定着率：慎重さを保つ
集まりとチームの定着率を結びつけたくなるのは自然ですが、それは難しいことです。人が離職するかどうかには多くの要因が関わっており、一週間の対面での時間を対照群と比べることはできません。
公開されている情報源から言えることは、より控えめです。GitLabは定着率を、対面で築かれた信頼から期待される成果として示しており、測定された数値としては示していません。Buffer の「State of Remote Work」調査（2020年版）では、協働とコミュニケーション、そして孤独が、回答者が挙げた主な課題の上位に入っています。集まりはこれらの問題に取り組む助けにはなりますが、解決すると主張することはできません。
実際には、次のような点を、定性的に、かつ慎重に追跡できます。
- 数か月後の離職と入社。ただし、そこから自動的に因果関係を導き出さないこと。
- 定例のアンケートにある簡単な質問：「助けを求められるくらい、同僚を十分に知っている」
- 最近入社した人の受け入れ状況。上司との面談で確認します。
これらの要素は、一緒に読み、複数のエディションにわたって見たときにのみ意味を持ちます。
フィードバックを循環させる：回答、報告、次のエディション
違いを生むのは、多くの場合、測定ツールそのものではなく規律です。アンケートを二、三日以内に送ること、チーム全体に短い要約を共有すること、次回に何を変えるかを発表することなどです。Zapierは、何を変えるべきかを尋ねることでこれを実践しています。GitLabは、フィードバックをもとにプログラムを調整しました。
Solara DMCは、スペインでの滞在を手配しています。宿泊、会議室、レストラン、アクティビティ、送迎などです。目標を軸にプログラムを一緒に組み立て、アンケートや決定事項の記録のための時間を確保し、実際の進行表をお渡しします。そうすれば、エディションごとに比較できます。日程をお知らせいただければ、空き状況をご連絡いたします。
よくあるご質問
分散チームのオフサイトの後、どの指標を追うべきですか？
まずは3つから始めましょう。数日後に送ったアンケートへの回答、30日後と90日後に見直す決定事項の記録、そしてチーム間で生まれた新しい協働の兆しです。集まりが任意参加の場合は、参加率も加えてください。
集まりが定着率を高めることを証明できますか？
めったにできません。関わる要因が多すぎるからです。GitLabは定着率を、期待される目標として語っています。因果関係を約束することなく、複数のエディションにわたって傾向を追うことをお勧めします。
満足度アンケートはいつ送るべきですか？
二、三日以内、記憶が新しいうちに送ります。Zapierは各リトリートの最後に、何がうまくいき何を変えるべきかについての自由回答形式の質問を含むアンケートを送っています。
Solara DMCは、影響に関する基準値のデータを提供していますか？
いいえ。私たちは、お客様ご自身の目標を定めるお手伝いと、滞在の実際の進行表の記録を優先しています。次回のイベントの空き状況については、お問い合わせください。
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